Dalam Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini yang dimaksud dengan:
1. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
5. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
6. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
7. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
dan/atau lembaga kearsipan.
8. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
9. Arsip Nasional Republik INDONESIA yang selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
10. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
11. Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
12. Closed File adalah pernyataan suatu kegiatan dinyatakan selesai atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak berubah lagi sebagai awal penentuan retensi arsip.Pernyataan closed file dituangkan pada kolom retensi arsip aktif dalam jadwal retensi arsip.
13. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip diluar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa.
14. Nilai Guna Kesejarahan adalah nilai yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana organisasi yang bersangkutan dibentuk, dikembangkan, diatur, dilaksanakannya fungsi dan tugas serta bagaimana terjadinya peristiwa kesejarahan tanpa dikaitkan secara langsung dengan penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.
(1) Penghitungan retensi atau jangka waktu simpan jenis arsip dimulai setelah kegiatan dinyatakan selesai atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak berubah lagi atau closed file.
(2) Penghitungan closed file sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dalam peraturan ini dimulai:
a. sejak ditetapkannya kebijakan yang terbaru atau sejak kebijakan lama dinyatakan tidak berlaku, hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam huruf A yang tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.
b. sejak data diperbaharui (update), hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran huruf B angka 1 dan huruf E angka 2;
c. sejak penetapan keputusan yang terbaru atau sejak keputusan lama dinyatakan tidak berlaku, hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran:
1. huruf B angka 3;
2. huruf C angka 1;
3. huruf C angka 2sub series proses rekruitmen ASN, sub series penetapan pengumuman kelulusan, dan sub series nota usulan pengangkatan ASN;
4. huruf D angka 2, angka 3, angka 4, dan angka 5;
5. huruf E angka 3;
6. huruf G angka 1, angka 2 dan angka 3; dan
7. huruf K angka 6.
d. sejak standar baru ditetapkan,hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran huruf B angka 4;
e. sejak kegiatan dipertanggungjawabkan/diaudit, hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran:
1. huruf B angka 2;
2. huruf C angka 2 sub series berkas lamaran yang tidak diterima dan sub series open bidding (seleksi terbuka jabatan);
3. huruf C angka 3;
4. huruf D angka 6;
5. huruf E angka 5;
6. huruf K angka 1, angka 2, angka 3 dan angka 4;
dan
7. huruf O.
f. sejak proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan, hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran:
1. huruf D angka 1;
2. huruf F angka 1;
3. huruf H angka 2;
4. huruf I;
5. huruf J angka 3 sub series arsip kepegawaian fisik;
dan
6. huruf L angka 2, angka 3, dan angka 6.
g. sejak selesainya pertanggungjawaban suatu penugasan, hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran:
1. huruf E angka 1;
2. huruf H angka 1; dan
3. huruf L angka 1.
h. sejak berakhirnya masa tahun anggaran, hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran huruf E angka 4;
i. setelah sistem atau data diperbaharui, hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran:
1. huruf F angka 2;
2. huruf J angka 1, angka 2, dan angka 3 sub series arsip kepegawaian elektronik; dan
3. huruf L angka 4.
j. sejak hak dan kewajiban habis, hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran:
1. huruf G angka 4 subseries penetapan pensiun ASN dan subseries pensiun pejabat negara dan janda/dudanya;
2. huruf M; dan
3. huruf O angka 3, 4, dan 5
k. setelah penetapan pensiun, hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran:
1. huruf G angka 4 subseries administrasi pensiun ASN dan Pejabat Negara dan subseries penetapan pertimbangan teknis pensiun ASN; dan
2. huruf N angka 1.
l. setelah berakhirnya perjanjian kerja,hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran huruf N angka 2.