Peraturan Badan Nomor 8 Tahun 2023 tentang TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL

PERBAN Nomor 8 Tahun 2023

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Konten ini bukan nasihat hukum. Selalu rujuk sumber resmi untuk kepastian hukum.

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan: 1. Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional yang selanjutnya disingkat BKKBN adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengendalian penduduk dan penyelenggaraan keluarga berencana. 2. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 3. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan BKKBN dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 4. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada BKKBN yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 5. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada BKKBN yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 6. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 7. Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas lembaga negara dan pemerintahan daerah. 8. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam (acid free) atau memiliki tingkat keasaman rendah, memiliki keawetan dan daya tahan tinggi dalam jangka waktu lama. 9. Mandat adalah pelimpahan kewenangan dari badan dan/atau pejabat pemerintahan yang lebih tinggi kepada badan dan/atau pejabat pemerintahan yang lebih rendah dengan tanggung jawab dan tanggung gugat tetap berada pada pemberi mandat. 10. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis adalah aplikasi pengelolaan arsip dinamis dalam lingkup sistem pemerintahan berbasis elektronik yang sama, standar, dan digunakan secara bagi pakai oleh instansi pusat dan/atau pemerintah daerah. 11. Sertifikat Elektronik adalah sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat tanda tangan elektronik dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh penyelenggara sertifikasi elektronik. 12. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

BAB Kedua

Naskah Dinas Arahan

Pasal 5

Koreksi

Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas pengaturan; b. Naskah Dinas penetapan; dan c. Naskah Dinas penugasan.

Pasal 6

Koreksi

Jenis Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a terdiri atas: a. peraturan BKKBN; b. instruksi; c. surat edaran; dan d. standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

Pasal 7

Tata cara pembentukan peraturan BKKBN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 8

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/arahan teknis tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang- undangan. (2) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Kepala BKKBN atau pejabat yang diberikan kewenangan. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk instruksi tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Pasal 9

(1) Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf c merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. (2) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Kepala BKKBN. (3) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat didelegasikan kepada pejabat yang ditunjuk sesuai dengan kewenangannya. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat edaran tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Pasal 10

(1) Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf d merupakan standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. (2) Ketentuan mengenai jenis, susunan dan bentuk, dokumen, dan penetapan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan diatur sesuai dengan peraturan menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang apartur negara tentang pedoman penyusunan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

BAB 1

Naskah Dinas Pengaturan

Pasal 6

Koreksi

Jenis Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a terdiri atas: a. peraturan BKKBN; b. instruksi; c. surat edaran; dan d. standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

Pasal 7

Koreksi

Tata cara pembentukan peraturan BKKBN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 8

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/arahan teknis tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang- undangan. (2) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Kepala BKKBN atau pejabat yang diberikan kewenangan. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk instruksi tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Pasal 9

(1) Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf c merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. (2) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Kepala BKKBN. (3) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat didelegasikan kepada pejabat yang ditunjuk sesuai dengan kewenangannya. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat edaran tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Pasal 10

(1) Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf d merupakan standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. (2) Ketentuan mengenai jenis, susunan dan bentuk, dokumen, dan penetapan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan diatur sesuai dengan peraturan menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang apartur negara tentang pedoman penyusunan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

Pasal 11

(1) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b disusun dalam bentuk keputusan. (2) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan ketetapan tertulis yang ditetapkan oleh BKKBN dalam penyelenggaraan pemerintahan. (3) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. Keputusan Kepala BKKBN; b. Keputusan Pejabat Pimpinan Tinggi Madya; dan c. Keputusan Kepala Perwakilan BKKBN Provinsi.

Pasal 12

Kepala BKKBN atau pejabat lain yang ditunjuk sesuai dengan lingkup tugas, kewenangan dan tanggung jawabnya berwenang MENETAPKAN dan menandatangani keputusan.

Pasal 13

Ketentuan mengenai susunan dan bentuk keputusan tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

BAB Ketiga

Naskah Dinas Korespondensi

Pasal 16

Koreksi

Naskah Dinas Korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b terdiri atas: a. Naskah Dinas korespondensi internal; dan b. Naskah Dinas korespondensi eksternal.

Pasal 17

Koreksi

Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf a meliputi: a. nota dinas; b. memorandum; c. disposisi; d. surat undangan internal; dan e. persetujuan konsep.

Pasal 18

(1) Nota Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf a merupakan salah satu bentuk sarana komunikasi resmi internal antar pejabat di lingkungan BKKBN. (2) Nota Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tingkatan dalam BKKBN sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan sarana komunikasi kedinasan antara pejabat atau atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan di lingkungan BKKBN.

Pasal 19

(1) Nota Dinas dibuat oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tingkatan dalam BKKBN sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk nota dinas tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Pasal 20

Memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf b merupakan Naskah Dinas internal yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pejabat di bawahnya untuk menyampaikan informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran atau pendapat kedinasan.

Pasal 21

Ketentuan mengenai susunan dan bentuk Memorandum tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Pasal 22

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf c merupakan petunjuk tertulis singkat mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap Naskah Dinas masuk, ditulis secara jelas pada Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis atau lembar disposisi. (2) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1), hanya diberikan oleh pejabat pemerintah kepada pejabat pemerintah dengan jenjang jabatan di bawahnya.

Pasal 23

(1) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf d merupakan surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai di dalam lingkup BKKBN untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu antara lain dan tidak terbatas pada rapat, upacara, atau forum grup diskusi. (2) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat undangan internal tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Pasal 24

(1) Persetujuan Konsep sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf e merupakan lembar yang berisi catatan dan tanda tangan dari pihak terkait atas persetujuan konsep yang diusulkan pemrakarsa. (2) Persetujuan Konsep sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat oleh pemrakarsa konsep dan disetujui oleh pejabat secara berjenjang dalam lingkup BKKBN sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk Persetujuan Konsep tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

BAB 1

Naskah Dinas Korespondensi Internal

Pasal 17

Koreksi

Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf a meliputi: a. nota dinas; b. memorandum; c. disposisi; d. surat undangan internal; dan e. persetujuan konsep.

Pasal 18

Koreksi

(1) Nota Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf a merupakan salah satu bentuk sarana komunikasi resmi internal antar pejabat di lingkungan BKKBN. (2) Nota Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tingkatan dalam BKKBN sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan sarana komunikasi kedinasan antara pejabat atau atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan di lingkungan BKKBN.

Pasal 19

(1) Nota Dinas dibuat oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tingkatan dalam BKKBN sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk nota dinas tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Pasal 20

Memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf b merupakan Naskah Dinas internal yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pejabat di bawahnya untuk menyampaikan informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran atau pendapat kedinasan.

Pasal 21

Ketentuan mengenai susunan dan bentuk Memorandum tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Pasal 22

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf c merupakan petunjuk tertulis singkat mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap Naskah Dinas masuk, ditulis secara jelas pada Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis atau lembar disposisi. (2) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1), hanya diberikan oleh pejabat pemerintah kepada pejabat pemerintah dengan jenjang jabatan di bawahnya.

Pasal 23

(1) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf d merupakan surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai di dalam lingkup BKKBN untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu antara lain dan tidak terbatas pada rapat, upacara, atau forum grup diskusi. (2) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat undangan internal tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Pasal 24

(1) Persetujuan Konsep sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf e merupakan lembar yang berisi catatan dan tanda tangan dari pihak terkait atas persetujuan konsep yang diusulkan pemrakarsa. (2) Persetujuan Konsep sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat oleh pemrakarsa konsep dan disetujui oleh pejabat secara berjenjang dalam lingkup BKKBN sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk Persetujuan Konsep tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Pasal 25

(1) Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf b disusun dalam bentuk surat dinas. (2) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Pasal 26

Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat dinas tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Peraturan Badan Nomor 8 Tahun 2023 tentang TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL

BAB I

Pasal 1

BAB I

Pasal 1

Pasal 2

Pasal 3

BAB II

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 16

Pasal 27

BAB Kesatu

Pasal 4

BAB Kedua

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

BAB 1

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

Pasal 11

Pasal 12

Pasal 13

BAB 2

Pasal 11

Pasal 12

Pasal 13

Pasal 14

Pasal 15

BAB 3

Pasal 14

Pasal 15

BAB Ketiga

Pasal 16

Pasal 17

Pasal 18

Pasal 19

Pasal 20

Pasal 21

Pasal 22

Pasal 23

Pasal 24

BAB 1

Pasal 17

Pasal 18

Pasal 19

Pasal 20

Pasal 21

Pasal 22

Pasal 23

Pasal 24

Pasal 25

Pasal 26

BAB 2

Pasal 25

Pasal 26

BAB Keempat

Pasal 27

Pasal 28

Pasal 29

Pasal 30

BAB 1

Pasal 28

Pasal 29

Pasal 30

BAB 2

BAB 3

BAB 4

BAB 5

BAB 6

BAB 7

BAB 8

BAB III