Peraturan Badan Nomor 4 Tahun 2022 tentang SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN PELINDUNGAN PEKERJA MIGRAN INDONESIA

PERBAN Nomor 4 Tahun 2022

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Konten ini bukan nasihat hukum. Selalu rujuk sumber resmi untuk kepastian hukum.

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 3. Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 4. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip. 5. Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori kegiatan dan Arsip Dinamis yang dihasilkan dan mengelompokannya. 6. Klasifikasi Keamanan Arsip adalah kategori kerahasiaan informasi Arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkannya terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat, dan perorangan. 7. Pengamanan Arsip adalah program pelindungan fisik dan informasi Arsip berdasarkan klasifikasi keamanannya. 8. Unit Pengolah adalah unit kerja atau satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 9. Terbatas adalah Arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan. 10. Biasa/Terbuka adalah Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh orang banyak tidak merugikan siapapun. 11. Rahasia adalah Arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat pada Arsip bersifat sensitif bagi lembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi. 12. Pengguna Internal adalah setiap orang atau unit kerja yang menggunakan Arsip dan berasal dari lingkungan Badan Pelindungan Pekerja Migran INDONESIA. 13. Pengguna Eksternal adalah setiap orang atau badan hukum yang menggunakan Arsip dan berasal dari luar lingkungan Badan Pelindungan Pekerja Migran INDONESIA. 14. Badan Pelindungan Pekerja Migran INDONESIA yang selanjutnya disebut BP2MI adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang bertugas sebagai pelaksana kebijakan dalam pelayanan dan pelindungan pekerja migran INDONESIA secara terpadu.

BAB II

KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS

Pasal 4

Koreksi

(1) Klasifikasi keamanan Arsip Dinamis terdiri atas: a. Biasa/Terbuka; b. Terbatas; dan c. Rahasia. (2) Klasifikasi keamanan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menentukan: a. teknis pengamanan; dan b. pengaturan akses.

Pasal 5

Koreksi

Arsip Dinamis dengan klasifikasi Biasa/Terbuka sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a merupakan Arsip yang tidak memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja BP2MI.

Pasal 6

Arsip Dinamis dengan klasifikasi Terbatas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b merupakan Arsip yang dari segi bobot informasinya memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja unit teknis di lingkungan BP2MI.

Pasal 7

Arsip Dinamis dengan Klasifikasi Rahasia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf c merupakan Arsip yang mengandung dampak luas hingga mengganggu kinerja BP2MI.

Pasal 8

Arsip Dinamis di lingkungan BP2MI dapat diakses oleh Pengguna Internal dan Pengguna Eksternal.

Pasal 9

(1) Pengguna Internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 meliputi: a. Kepala Badan; b. Sekretaris Utama dan Deputi; c. Direktur, Kepala Biro, Kepala Pusat, dan Inspektur; d. pejabat administrator, pejabat pengawas, pejabat fungsional, pejabat pelaksana, dan staf; dan e. pengawas internal. (2) Kepala Badan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a berwenang mengakses seluruh Arsip Dinamis yang berada di BP2MI. (3) Pejabat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dan huruf c berwenang mengakses Arsip Dinamis yang terdapat pada Unit Pengolah di bawah kewenangannya. (4) Pejabat sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dapat mengakses Arsip Dinamis yang berada di luar kewenangannya, setelah mendapatkan izin dari pejabat pada Unit Pengolah yang bersangkutan. (5) Pejabat dan staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d berwenang mengakses seluruh Arsip Dinamis Klasifikasi Biasa/Terbuka yang berada pada tanggung jawab, tugas, dan kewenangannya. (6) Pengawas Internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf e berwenang mengakses seluruh Arsip Dinamis di BP2MI dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (7) Pengawas internal dalam mengakses seluruh Arsip Dinamis di BP2MI sebagaimana dimaksud pada ayat (7) harus berkoordinasi dengan Unit Pengolah.

Pasal 10

(1) Pengguna Eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 meliputi: a. pengawas eksternal; b. aparat penegak hukum; dan c. publik. (2) Pengawas eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a berwenang mengakses seluruh Arsip Dinamis di BP2MI dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Pengawas eksternal dalam mengakses seluruh Arsip di BP2MI sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus berkoordinasi dengan Unit Pengolah. (4) Aparat penegak hukum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b berwenang mengakses Arsip di BP2MI yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditanganinya dalam rangka melaksanakan fungsi penegakan hukum. (5) Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dapat mengakses Arsip Dinamis BP2MI Klasifikasi Biasa/Terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 11

Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dan Pasal 8 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

BAB III

PENGAMANAN DAN PENYAMPAIAN ARSIP DINAMIS

Pasal 13

Koreksi

(1) Pengamanan Arsip Dinamis di lingkungan BP2MI menggunakan sarana perangkat keras dan perangkat lunak. (2) Perangkat keras sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. tempat penyimpanan Arsip konvensional berupa filing cabinet/rak Arsip untuk menyimpan Arsip Biasa/Terbuka dan Terbatas, dan brankas atau lemari besi untuk Arsip Rahasia; b. tempat penyimpanan Arsip media baru berupa lemari Arsip sesuai dengan tingkat Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis; dan c. ruang penyimpanan yang representatif sesuai dengan tingkat Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis. (3) Perangkat lunak sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. daftar Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip Terjaga, dan Arsip vital; dan b. aplikasi pengelolaan Arsip aktif dan Arsip inaktif. (4) Ruang penyimpanan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c dilengkapi dengan fasilitas pengamanan berupa: a. kamera pengawas; b. kunci pengamanan ruangan; c. tabung pemadam kebakaran; dan/atau d. media simpan Arsip.

Pasal 14

Penyampaian dalam rangka penanganan fisik maupun informasi Arsip Dinamis konvensional sesuai dengan Klasifikasi dapat dilakukan melalui pengiriman yang dilindungi dengan ketentuan sebagai berikut: a. penyampaian informasi Arsip Dinamis dengan Klasifikasi biasa/terbuka tidak ada persyaratan prosedur khusus; b. penyampaian informasi Arsip Dinamis dengan Klasifikasi terbatas menggunakan amplop segel; c. penyampaian informasi Arsip Dinamis dengan Klasifikasi rahasia: 1. menggunakan warna kertas yang berbeda; 2. diberi kode rahasia; 3. menggunakan amplop dobel; 4. menggunakan amplop segel, stempel rahasia; dan 5. dikirim melalui orang yang sudah diberi kewenangan dan tanggung jawab terhadap pengendalian arsip atau dokumen rahasia.

Pasal 15

Penyampaian dalam rangka penanganan fisik maupun informasi Arsip Dinamis elektronik sesuai dengan Klasifikasi dapat dilakukan melalui pengiriman yang dilindungi dengan ketentuan sebagai berikut: a. penyampaian informasi Arsip Dinamis dengan Klasifikasi biasa/terbuka tidak ada prosedur khusus; b. penyampaian informasi Arsip Dinamis dengan Klasifikasi terbatas menggunakan paling sedikit enkripsi, surat elektronik yang dikirim dengan alamat khusus, atau password apabila pesan elektronik/surat elektronik berisi data informasi personal; dan c. penyampaian informasi Arsip Dinamis dengan Klasifikasi rahasia: 1. menggunakan perangkat yang dikhususkan bagi pesan elektronik atau surat elektronik rahasia; 2. menggunakan persandian atau kriptografi; dan 3. harus ada konfirmasi dari penerima pesan elektronik atau surat elektronik.

Peraturan Badan Nomor 4 Tahun 2022 tentang SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN PELINDUNGAN PEKERJA MIGRAN INDONESIA

BAB I

Pasal 1

BAB I

Pasal 1

Pasal 2

Pasal 3

BAB II

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

Pasal 11

BAB III

Pasal 13

Pasal 14

Pasal 15

BAB IV

Pasal 16