TAHAP PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK
(1) Pengelolaan Arsip Elektronik dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
a. pembuatan dan penerimaan Arsip Elektronik;
b. penggunaan Arsip Elektronik;
c. penyimpanan Arsip Elektronik;
d. pemeliharaan dan alih media Arsip Elektronik;
e. penyusutan Arsip Elektronik;
f. Preservasi Digital; dan
g. akses dan pemanfaatan Arsip Elektronik.
(2) Pengelolaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan secara efisien, efektif, dan sistematis.
(1) Pembuatan dan penerimaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf a merupakan proses pembuatan dan penerimaan Arsip Elektronik dalam format digital dengan media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi BRIN.
(2) Proses pembuatan dan penerimaan Arsip Elektronik dapat dilakukan melalui sistem informasi dan/atau sistem komunikasi di lingkungan internal dan eksternal BRIN.
Pembuatan dan penerimaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 untuk naskah dinas melalui proses:
a. membuat naskah dinas berdasarkan peraturan tata naskah dinas, klasifikasi Arsip, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip di lingkungan BRIN dengan tahapan:
1. registrasi naskah dinas pada Aplikasi TNDE untuk mendapatkan nomor naskah dinas;
2. memberi paraf dan tanda tangan naskah dinas secara elektronik melalui aplikasi tanda tangan elektronik tersertifikasi;
3. melakukan distribusi naskah dinas dengan mengirimkan ke internal BRIN melalui Aplikasi TNDE atau eksternal BRIN melalui aplikasi SRIKANDI;
4. melakukan pengendalian naskah dinas untuk mengetahui posisi dan tindak lanjut dari naskah dinas yang telah didistribusikan secara elektronik;
dan
5. melakukan pemberkasan naskah dinas melalui aplikasi SINAR BRIN;
b. menerima naskah dinas, dengan tahapan sebagai berikut:
1. menerima naskah dinas dari eksternal BRIN secara fisik, pos elektronik, dan/atau aplikasi SRIKANDI;
2. memindai surat masuk yang diterima dalam bentuk fisik;
3. melakukan registrasi data naskah dinas ke dalam Aplikasi TNDE;
4. mendistribusikan naskah dinas dengan mengarahkan naskah dinas sesuai tujuan naskah dinas ke Unit Pengolah dan/atau individu;
5. mengendalikan naskah dinas melalui sarana pencatatan untuk mengetahui posisi dan tindak lanjut dari naskah dinas yang telah didistribusikan secara elektronik; dan
6. melakukan pemberkasan naskah dinas melalui SINAR BRIN.
Pembuatan dan penerimaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 untuk Arsip yang tercipta dari aplikasi sistem informasi BRIN mengikuti ketentuan yang berlaku dengan memperhatikan norma, standar, prosedur, dan kriteria kearsipan.
Penggunaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf b merupakan kegiatan menjamin ketersediaan, pengolahan, dan penyajian Arsip menjadi informasi untuk kepentingan penggunaan internal atau publik.
Penggunaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 dilaksanakan sebagai berikut:
a. membuat DIP dengan mengolah dan menyajikan Arsip menjadi informasi;
b. penggunaan Arsip dengan kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak; dan
c. penyajian Arsip melalui sistem informasi dan/atau sistem komunikasi di lingkungan internal dan eksternal BRIN.
Proses pembuatan DIP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a meliputi:
a. membuat daftar informasi Arsip yang terbuka untuk publik berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis;
b. mengirimkan daftar informasi Arsip yang terbuka kepada Unit Kearsipan dan/atau PPID; dan
c. menerima daftar informasi Arsip yang terbuka untuk publik oleh PPID serta menyampaikan daftar informasi Arsip yang terbuka kepada publik.
Proses penggunaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf b meliputi:
a. pengguna Arsip mencari informasi kearsipan berdasarkan DIP;
b. pengguna Arsip meminta informasi kearsipan kepada PPID/pejabat pengelola JIKN dan/atau tim layanan Arsip BRIN;
c. PPID/pejabat pengelola JIKN dan/atau tim layanan Arsip BRIN memeriksa hak akses pengguna informasi Arsip melalui sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis;
d. pengguna Arsip yang berhak mengajukan permintaan peminjaman Arsip kepada PPID/pejabat pengelola JIKN dan/atau tim layanan Arsip BRIN; dan
e. PPID/pejabat pengelola JIKN dan/atau tim layanan Arsip BRIN mencatat Arsip yang dipinjam dan selanjutnya mengirimkan kepada pengguna Arsip.
(1) Penyimpanan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf c merupakan kegiatan untuk menjaga Arsip tetap terkelola dalam satu Pencipta Arsip dan tidak dicampur dengan Arsip yang berasal dari pencipta lain.
(2) Penyimpanan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1) Setiap proses bisnis yang menggunakan aplikasi dan menghasilkan Arsip dibuatkan daftar melalui aplikasi SINAR BRIN untuk memindahkan, mengintegrasikan, atau mengalihkan Arsip.
(2) Proses dalam aplikasi SINAR BRIN meliputi:
a. memasukkan data dengan cara:
1. penarikan data dari aplikasi yang terintegrasi;
dan
2. mengimpor data dari pengolah data;
b. pemberkasan Arsip; dan
c. penyimpanan Arsip.
(1) Memasukkan data sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat (2) huruf a dilaksanakan dengan memasukkan data Arsip ke dalam aplikasi SINAR BRIN.
(2) Pemberkasan Arsip dan penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat (2) huruf b dan huruf c dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media Arsip/fisik Arsip, klasifikasi Arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis.
(1) Pemeliharaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf d merupakan kegiatan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip.
(2) Pemeliharaan Arsip Elektronik dilaksanakan melalui aplikasi SINAR BRIN.
Alih media Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf d merupakan kegiatan pengalihan media Arsip dari satu media ke media lain dalam rangka memudahkan akses Arsip.
Proses alih media Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 meliputi:
a. mengidentifikasi dan memilih Arsip yang dialihmediakan;
b. meminjam dan membersihkan fisik Arsip;
c. melakukan alih media;
d. mengembalikan Arsip yang telah dialih media;
e. membuat daftar Arsip dan berita acara alih media;
f. melakukan verifikasi Arsip hasil alih media;
g. melakukan autentikasi Arsip hasil alih media; dan
h. mengesahkan berita acara.
Penyusutan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf e merupakan kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan transfer Arsip Statis kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA yang dilakukan oleh Pencipta Arsip berdasarkan JRA BRIN.
(1) Tahapan penyusutan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 meliputi:
a. pemindahan;
b. pemusnahan; atau
c. transfer Arsip Elektronik statis.
(2) Pada tahapan penyusutan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dan huruf c, perlu dilakukan penilaian Arsip.
(1) Pemindahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf a untuk Arsip Elektronik inaktif dilakukan melalui aplikasi SINAR BRIN dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.
(2) Pemindahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan cara:
a. memindahkan fisik dan informasi untuk dilakukan pemeriksaan berkas Arsip yang akan dipindahkan;
b. mengirim berkas Arsip yang diusul pindah ke Unit Kearsipan; dan
c. Unit Kearsipan melakukan verifikasi berkas Arsip usul pindah.
(3) Pelaksanaan pemindahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus melampirkan dokumen sebagai berikut:
a. nota dinas pengantar;
b. berita acara; dan
c. daftar Arsip yang dipindahkan.
Pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf b dilakukan melalui proses:
a. memusnahkan fisik dan informasi Arsip Elektronik serta metadata;
b. pemusnahan Arsip Elektronik harus dilaksanakan dengan tetap menjaga konfidensialitas informasi; dan
c. pemusnahan dilaksanakan pada seluruh kopi Arsip termasuk kopi keamanan, preservasi, dan backup;
(1) Arsip yang telah dimusnahkan sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku dianggap selesai dikelola oleh BRIN.
(2) Jika Arsip yang telah dimusnahkan muncul kembali, hal tersebut di luar kendali dan tanggung jawab kearsipan BRIN.
(1) Transfer Arsip Elektronik statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf c merupakan penyerahan kendali atas metadata dan Arsip Elektronik bernilai guna permanen kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA.
(2) Transfer Arsip Elektronik statis kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan melalui sistem Arsip Elektronik yang terintegrasi dan/atau secara langsung menyerahkan media penyimpanan beserta Arsipnya.
Penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat (2) dilakukan melalui proses:
a. memilih nama Unit Pengolah yang berdasarkan daftar Arsip Elektronik;
b. memilih periode dan menyeleksi Arsip yang akan dipindahkan, dimusnahkan, dan/atau diserahkan berdasarkan JRA;
c. membuat daftar Arsip, usul musnah, dan usul serah;
d. memverifikasi daftar Arsip, usul musnah, dan usul serah;
e. membuat permohonan persetujuan dan pertimbangan pemusnahan yang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
f. membuat permohonan persetujuan dan pertimbangan penyerahan yang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
g. penetapan Arsip Elektronik yang akan dimusnahkan atau yang akan diserahkan oleh pimpinan Pencipta Arsip.
(1) Preservasi Digital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf f dilakukan untuk menjamin integritas, aksesibilitas, dan fungsionalitas Arsip Elektronik.
(2) Preservasi Digital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui:
a. menyeleksi dan testing software maupun hardware;
b. menggunakan format data non-proprietary atau open source;
c. mengelola metadata dengan baik;
d. mendokumentasikan pelaksanaan Preservasi Digital;
dan
e. melakukan verifikasi terhadap integritas Arsip Elektronik.
(1) Metode Preservasi Digital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 dilakukan dengan cara:
a. migrasi;
b. konversi;
c. enkapsulasi;
d. emulasi;
e. replikasi; atau
f. refreshing.
(2) Migrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan proses transfer dari keusangan hardware maupun software/out of date menjadi up to date.
(3) Konversi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan proses transfer Arsip Elektronik dari format data asli menjadi format data untuk preservasi jangka panjang yang menyediakan umur penyimpanan yang lama dan tidak memiliki ketergantungan kepada sebuah platform.
(4) Enkapsulasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c merupakan kegiatan membungkus Arsip Elektronik beserta dengan metadata.
(5) Emulasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d merupakan cara menggabungkan perangkat lunak dan perangkat keras dengan menggunakan software untuk menciptakan kembali Arsip Elektronik seperti lingkungan sistem asli di lingkungan sistem yang baru.
(6) Replikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf e merupakan kegiatan melakukan duplikasi Arsip Elektronik (backup).
(7) Refreshing sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf f merupakan pemindahan Arsip Elektronik dengan media simpan yang sama dari media simpan yang lama ke media simpan yang baru.
Tahapan Preservasi Digital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 dilaksanakan sebagai berikut:
a. mengidentifikasi;
b. melakukan riset, testing, dan backup;
c. melakukan preservasi/perawatan;
d. melakukan audit integritas;
e. menghancurkan kopi digital; dan
f. monitoring.
(1) Mengidentifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 huruf a merupakan proses mengidentifikasi dan memilih Arsip Elektronik yang dibutuhkan untuk dipreservasi dalam rangka menjamin keberlangsungan akses.
(2) Melakukan riset, testing, dan backup sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 huruf b merupakan proses riset terhadap teknologi yang dibutuhkan dalam implementasi preservasi.
(3) Melakukan preservasi/perawatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 huruf c merupakan proses perawatan terhadap Arsip Elektronik untuk dipreservasi.
(4) Melakukan audit integritas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 huruf d merupakan proses pengecekan terhadap konten, konteks, struktur, format, dan metadata.
(5) Menghancurkan kopi digital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 huruf e merupakan proses menghancurkan kopi digital Arsip Elektronik setelah proses preservasi dan diaudit integritas Arsip Elektronik.
(6) Monitoring sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 huruf f merupakan kegiatan untuk memastikan stabilitas preservasi Arsip Elektronik dan mengidentifikasi jika diperlukan preservasi lanjutan.
Akses dan pemanfaatan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf g dilakukan melalui penelusuran dan publikasi Arsip.
(1) Akses dan pemanfaatan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 dilaksanakan bagi kepentingan pengguna Arsip dijamin oleh BRIN.
(2) Untuk menjamin kepentingan akses dan pemanfaatan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1), BRIN menyediakan prasarana dan sarana.