Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan:
1. Ibu Kota Negara bernama Nusantara yang selanjutnya disebut sebagai Ibu Kota Nusantara adalah satuan pemerintahan daerah yang bersifat khusus setingkat provinsi yang wilayahnya menjadi tempat kedudukan Ibu Kota Negara sebagaimana ditetapkan dan diatur dengan UNDANG-UNDANG mengenai Ibu Kota Negara.
2. Otorita Ibu Kota Nusantara yang selanjutnya disebut Otorita IKN adalah lembaga setingkat kementerian yang bertanggung jawab pada kegiatan persiapan, pembangunan, dan pemindahan Ibu Kota Negara, serta penyelenggaraan Pemerintahan Daerah Khusus Ibu Kota Nusantara.
3. Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara yang selanjutnya disebut Kepala adalah Kepala Pemerintah Daerah Khusus Ibu Kota Nusantara.
4. Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
5. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
6. Arsip Otorita Ibu Kota Nusantara yang selanjutnya disebut Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Otorita Ibu Kota Nusantara.
7. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Otorita Ibu Kota Nusantara dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.
8. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
9. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
10. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Otorita IKN, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
11. Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
12. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan Arsip.
13. Pemberkasan adalah penempatan Arsip Otorita IKN ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis, atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
14. Pengelolaan Arsip Terjaga adalah kegiatan identifikasi, Pemberkasan, pelaporan, dan penyerahan Arsip Terjaga yang dilaksanakan oleh Otorita IKN.
15. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang Pengelolaan Arsip Dinamis di Otorita IKN.
16. Pengelolaan Arsip Elektronik adalah proses pengendalian arsip elektronik secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi pembuatan, penerimaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, alih media, penyusutan, akuisisi, deskripsi, pengolahan, preservasi, akses dan pemanfaatan.
17. Arsip Elektronik adalah Arsip yang diciptakan yaitu dibuat dan diterima dalam format elektronik atau Arsip hasil alih media.
18. Unit Pengolah adalah Satuan Kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan penciptaan, pengolahan, penataan, pendataan, dan pemindahan arsip yang melekat pada unit organisasi di Otorita IKN.
19. Unit Kearsipan adalah Satuan Kerja pada Sekretariat Otorita IKN yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan pembinaan dan Pengelolaan Arsip Dinamis di Otorita IKN.
20. Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar Kearsipan dengan Penyelenggaraan Kearsipan.
21. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.
22. Arsip Nasional Republik INDONESIA yang selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga Kearsipan berbentuk lembaga pemerintahan nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang Kearsipan yang berkedudukan di ibu kota negara.