Peraturan Daerah Nomor 2 Tahun 2021 tentang PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan: 1. Daerah adalah Kabupaten Bondowoso. 2. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Daerah Kabupaten Bondowoso. 3. Bupati adalah Bupati Bondowoso. 4. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah. 5. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi, informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 6. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebiayaan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarunata, serta sumber daya lainnya. 7. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan kearsipan. 8. Pengelolaan arsip adalah keseluruhan proses pengaturan dan pengendalian arsip dinamis dan arsip statis. 9. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. 10. Unit pengolah adalah unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab penuh semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 11. Unit kearsipan adalah unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan di instansinya. 12. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. 13. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 14. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 15. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 16. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA dan/atau Perangkat Daerah yang membidangi kearsipan. 17. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 18. Arsip... 18.Arsip Aset adalah Informasi mengenai sumber daya ekonomi yang dikuasai dan/atau dimiliki oleh pemerintah maupun pemerintah daerah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi dan atau sosial di masa depan diharapkan baik oleh pemerintah daerah maupun masyarakat serta dapat diukur dalam satuan moneter, termasuk sumberdaya non keuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber daya yang dipelihara karena sejarah dan budayanya. 19.Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip. 20.Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. 21.Retensi Arsip adalah penentuan jangka waktu disimpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung di dalamnya. 22.Jadwal Retensi Arsip, yang selanjutnya disingkat JRA, adalah daftar yang berisi pelind sedikit waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipertahankan yang digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 23.Arsip Nasional Republik INDONESIA, yang selanjutnya disingkat ANRI adalah Lembaga Pemerintah non kementerian yang dibentuk berdasarkan UNDANG-UNDANG Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan mengenai Kearsipan yang kemudian diganti dengan UNDANG-UNDANG Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dalam melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 24.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip in-aktif dari Unit Pengelola ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna dan memindahkan arsip statis kepada Perangkat Daerah yang membidangi kearsipan. 25.Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah. 26.Daftar Arsip adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kearsipan yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak melalui verifikasi oleh Perangkat Daerah yang membidangi kearsipan. 27.Pengelolaan Arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip. 28.Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi,pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. 29.Pengelolaan... 29.Pengelolaan arsip aset adalah suatu rangkaian kegiatan penanganan arsip asset mulai dari identifikasi, pengolahan, penyimpanan, perlindungan, pengamanan, penyelamatan serta penggunaan arsip aset. 30.Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis para Perangkat Daerah yang membidangi kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari Perincipta Arsip kepada Perangkat Daerah yang membidangi kearsipan. 31.Preservasi Arsip adalah pelestarian, perlindungan dan perawatan arsip, sehingga arsip dapat disimpan dan dimanfaatkan dalam jangka waktu lama. 32.Otentikasi adalah adalah pernyataan tertulis atau tanda yang menunjukkan bahwa informasi yang terendam adalah asli atau sesuai dengan aslinya. 3</sub>3.Sistem Kearsipan Nasional, yang selanjutnya disingkat SKN, adalah suatu sistem yang membentuk pula hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional. 34.Sistem Informasi Kearsipan Dinamis yang selanjutnya disingkat SIKD adalah sistem informasi untuk pengelolaan arsip dinamis yang dikembangkan dan dikelola oleh Perangkat Daerah yang membidangi kearsipan yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan Daerah. 35.Sistem Informasi Kearsipan Statis yang selanjutnya disingkat SIKS adalah suatu aplikasi berbasis jaringan yang dimungkinkan untuk menangani pengelolaan arsip statis (pengolahan, penyimpanan, pelestarian dan pelayanan publik) berbentuk halaman web yang berisi informasi mengenai arsip-arsip yang ditangani oleh Perangkat Daerah yang membidangi kearsipan. 36.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, yang selanjutnya disingkat JIKN, adalah sistem jaringan informasi dan sarana layanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI. 37.Sistem Kearsipan Daerah, yang selanjutnya disingkat SKD, adalah sistem yang membentuk pula hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara menyeluruh di daerah. 38.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah, yang selanjutnya disingkat JIKD adalah jaringan informasi dan sarana layanan arsip di daerah yang dikelola oleh Kepala Perangkat Daerah yang membidangi kearsipan. 39.Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya. 40.Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. 41.Pemberkasan... 41.Pemberkasan adalah penempatan naskah (item) ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dalam suatu unit kerja. 42.Masyarakat adalah setiap orang atau kelompok atau lembaga yang berdomisili di Daerah yang mempunyai perhatian dan peran dalam bidang kearsipan. 43.Partisipasi masyarakat adalah peran serta warga masyarakat untuk menyalurkan aspirasi, pemikiran, dan kepentingannya dalam penyelenggaraan kearsipan di Daerah. 44.Organisasi profesi Arsiparis adalah perkumpulan yang berbadan hukum yang didirikan oleh Arsiparis untuk mengembangkan profesionalitas Arsiparis. 45.Kompetensi adalah kemampuan kerja setiap individu yang mencakup pengetahuan, sikap, dan keterampilan kerja yang sesuai dengan standar yang ditetapkan. 46.Alih media adalah duplikasi informasi dari arsip dengan format dan media yang berbeda dari media aslinya. 47.Standar Pelayanan Minimal, yang selanjutnya disingkat SPM, adalah ketentuan mengenai jenis dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan pemerintahan wajib yang diperoleh oleh setiap warga negara secara minimal.