Peraturan Daerah Nomor 1 Tahun 2023 tentang Penyelenggaraan Kearsipan

Dalam Peraturan Derah ini yang dimaksud dengan: 1. Daerah adalah Kabupaten Padang Pariaman. 2. Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan Urusan Pemerintahan oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan sebagaimana dimaksud dalam UNDANG-UNDANG Dasar Negara Republik INDONESIA Tahun 1945. 3. Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah. 4. Bupati adalah Bupati Padang Pariaman. 5. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah. 6. Dinas adalah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman. 7. Lembaga Kearsipan Daerah adalah lembaga kearsipan yang ada di daerah. 8. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 9. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 10. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 11. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 12. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan terus menerus. 13. Arsip Inaktif adalah Arsip frekuensi penggunaannya telah menurun. 14. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA/Lembaga Kearsipan. 15. Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya. 16. Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. 17. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 18. Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. 19. Arsip Nasional Republik INDONESIA yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga Kearsipan berbentuk lembaga Pemerintah nonkementrian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. 20. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai tugas kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip dinamis. 21. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 22. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 23. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi paling kurang jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 24. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. 25. Penyelenggaraan Kearsipan adalah keselurahan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. 26. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. 27. Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. 28. Pengelola Arsip Non Arsiparis adalah seseorang yang memiliki tugas pokok dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan kearsipan yang ditunjuk dengan Keputusan Bupati. 29. Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. 30. Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional. 31. Sistem Kearsipan Kabupaten Padang Pariaman yang selanjutnya disingkat SKKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan dilingkungan Pemerintah Kabupaten Padang Pariaman. 32. Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Kabupaten Padang Pariaman yang selanjutnya disingkat SIKD adalah Sistem Informasi Arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Padang Pariaman yang dikelola oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman yang menggunakan sarana Jaringan Informasi Kearsipan Kabupaten Padang Pariaman. 33. Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI. 34. Jaringan Informasi Kearsipan Daerah Kabupaten Padang Pariaman yang disingkat JIKD Padang Pariaman adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip dilingkungan Pemerintah Kabupaten Padang Pariaman yang dikelola oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman. 35. Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan secara publik. 36. Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya. 37. Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. 38. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau keamanan masalah dari suatu unit kerja. 39. Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah. 40. Sumber Daya Kearsipan adalah dukungan terhadap sistem kearsipan nasional berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan dan pendanaan.

(1) Terhadap Arsip Statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 ayat (3) atau karena sebab lain, kepala ANRI atau kepala Lembaga Kearsipan Daerah sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan Arsip Statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun. (2) Arsip Statis dapat dinyatakan tertutup apabila memenuhi syarat-syarat yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Lembaga Kearsipan memiliki kewenangan MENETAPKAN keterbukaan Arsip Statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan: a. tidak menghambat proses penegakan hukum; b. tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat; c. tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara; d. tidak mengungkapkan kekayaan alam INDONESIA yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya; e. tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional; f. tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri; g. tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum; h. tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan i. tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan. (4) Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan dan penyidikan, Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dapat diakses dengan kewenangan kepala Lembaga Kearsipan yang ketentuannya diatur dengan peraturan kepala ANRI. (5) Penetapan Arsip Statis menjadi tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan oleh kepala Lembaga Kearsipan sesuai dengan tingkatan dan dilaporkan kepada dewan perwakilan rakyat sesuai dengan tingkatannya. (6) Penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (5), dilakukan secara terkoordinasi dengan Pencipta Arsip yang menguasai sebelumnya. (7) Penetapan keterbukaan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (3), dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (8) Ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), berlaku sejak Arsip Statis diterima oleh Lembaga Kearsipan Daerah.

(1) Terhadap Arsip Statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 ayat (3) atau karena sebab lain, kepala ANRI atau kepala Lembaga Kearsipan Daerah sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan Arsip Statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun. (2) Arsip Statis dapat dinyatakan tertutup apabila memenuhi syarat-syarat yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Lembaga Kearsipan memiliki kewenangan MENETAPKAN keterbukaan Arsip Statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan: a. tidak menghambat proses penegakan hukum; b. tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat; c. tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara; d. tidak mengungkapkan kekayaan alam INDONESIA yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya; e. tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional; f. tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri; g. tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum; h. tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan i. tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan. (4) Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan dan penyidikan, Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dapat diakses dengan kewenangan kepala Lembaga Kearsipan yang ketentuannya diatur dengan peraturan kepala ANRI. (5) Penetapan Arsip Statis menjadi tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan oleh kepala Lembaga Kearsipan sesuai dengan tingkatan dan dilaporkan kepada dewan perwakilan rakyat sesuai dengan tingkatannya. (6) Penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (5), dilakukan secara terkoordinasi dengan Pencipta Arsip yang menguasai sebelumnya. (7) Penetapan keterbukaan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (3), dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (8) Ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), berlaku sejak Arsip Statis diterima oleh Lembaga Kearsipan Daerah.

(1) Lembaga Kearsipan Daerah terdiri dari: a. substansi pengelolaan Arsip Dinamis; b. substansi akuisisi dan pengolahan Arsip Statis; c. substansi pelestarian dan pemeliharaan Kearsipan; dan d. substansi pembinaan dan pengawasan sumber daya manusia dan sistem Kearsipan. (2) Substansi pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana di maksud pada ayat (1) huruf a,bertanggung jawab dalam pelaksanaan pengelolaan Arsip Dinamis dan menyelenggarakan fungsi penyediaan, pengolahan dan penyajian Arsip Inaktif untuk kepentingan pengguna internal dan kepentingan publik, pelaksanaan pemeliharaan Arsip Inaktif serta pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif di lingkungan Pemerintah Daerah. (3) Substansi akuisisi dan pengolahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, bertanggung jawab dalam pelaksanaan pengolahan Arsip Statis sesuai dengan tingkat kewilayahannya yang berasal dari Perangkat Daerah, kecamatan/nagari, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan, dan penyelenggara Pemerintah Daerah. (4) Substansi pelestarian dan pemeliharaan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c, mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam melaksanakan pembinaan, koordinsi serta pelaksanaan pelestarian dan pemeliharaan Kearsipan dan menyelenggarakan fungsi pelaksanaan perawatan dan perbaikan Arsip Statis serta penyelamatan Arsip Statis akibat bencana dalam bentuk alih media dan reproduksi serta menyediakan akses dan layanan pada sistem dan jaringan Kearsipan. (5) Substansi pembinaan dan pengawasan sumber daya manusia dan sistem Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d, bertanggungjawab dalam melaksanakan pembinaan Kearsipan terhadap Pencipta Arsip dilingkungan Pemerintah Daerah dan penyenggara Pemerintahan Daerah, Perangkat Daerah, kecamatan/nagari, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan serta bertanggungjawab mengembangkan pengawasan dan memonitoring tata Kearsipan di semua Unit Kearsipan pada lingkungan Pemerintah Daerah.