PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
(1) Penyelenggaraan kearsipan daerah menjadi tanggung jawab Walikota dan
(2) Tanggung jawab penyelenggaraan kearsipan daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip.
(3) Untuk mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1), penyelenggaraan kearsipan daerah melakukan pengembangan dan penyelenggaraan pelatihan kearsipan.
Penetapan kebijakan kearsipan daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) meliputi bidang:
a. pembinaan;
b. pengelolaan arsip;
c. pembangunan SKD berbasis teknologi informasi dan komunikasi;
d. organisasi;
e. pengembangan sumber daya manusia;
f. prasarana dan sarana;
g. perlindungan dan penyelamatan arsip;
h. sosialisasi kearsipan;
i. kerjasama; dan
j. pendanaan.
Pembinaan kearsipan daerah dilaksanakan oleh Arsip Daerah terhadap pencipta arsip di lingkungan pemerintah daerah meliputi Koordinasi penyelenggaraan kearsipan, penyusunan pedoman kearsipan, pemberian bimbingan, supervisi dan konsultasi pelaksanaan kearsipan, pendidikan dan pelatihan kearsipan, perencanaan, pemantauan dan evaluasi.
(1) Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 5 ayat (2) dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis.
(2) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. Arsip vital;
b. Arsip aktif; dan
c. Arsip inaktif.
(3) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
(4) Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggungjawab Lembaga Kearsipan Daerah.
(1) SKPD menjamin kemudahan, kecepatan, dan ketepatan akses arsip bagi kepentingan pengguna arsip dengan menggunakan peralatan teknologi
(2) Dalam konfigurasi pangkalan data arsip dinamis, berlaku sistem akses arsip tertutup dan/atau terbatas.
(3) Dalam konfigurasi pangkalan data arsip statis di Arsip Daerah, berlaku sistem akses arsip terbuka.
(4) Dalam pembangunan dan pengelolaan SKD berbasis teknologi informasi dan komunikasi, Arsip Daerah wajib berkoordinasi dengan instansi yang mempunyai kewenangan dan kompetensi teknologi informasi dan komunikasi.
Pengorganisasian pangkalan data arsip terpusat pada Arsip Daerah, terdiri dari:
a. pangkalan data arsip inaktif yang memiliki retensi paling singkat 10 (sepuluh) tahun;
b. pangkalan data vital; dan
c. pangkalan data arsip statis.
(1) Dalam pemanfaatan arsip statis, Arsip Daerah menggunakan JIKD, untuk:
a. memudahkan akses dan pencarian serta penelusuran arsip statis;
b. meningkatkan pemberian layanan penggunaan arsip statis; dan
c. meningkatkan penyebarluasan dan pemahaman pengetahuan di bidang kearsipan.
(2) Dalam rangka penyelenggaraan Jaringan Informasi Kearsipan Daerah, Arsip Daerah bekerja sama dengan perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan.
(3) Dalam rangka penyelenggaraan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, Arsip Daerah bekerja sama dengan Arsip Nasional Republik INDONESIA dan Arsip Daerah Provinsi.
(1) Organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan Arsip Daerah.
(2) Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), wajib dibentuk oleh SKPD dan BUMD.
Unit Kearsipan pada pencipta arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12
b. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
c. pemusnahan arsip di lingkungannya;
d. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada Arsip Daerah; dan
e. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
(1) Pencipta arsip bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan melalui SKD dan pelaksanaannya dilakukan oleh unit kearsipan pada masing-masing pencipta arsip.
(2) Unit kearsipan pada masing-masing pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi tanggung jawab sekretariat pada SKPD dan BUMD.
Unit kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (1) memiliki tugas:
a. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
b. melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungan SKPD dan BUMD;
c. mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada Arsip Daerah; dan
d. melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
(1) Pemerintah Daerah wajib membentuk Arsip Daerah.
(2) Pembentukan Arsip Daerah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(3) Arsip Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
a. SKPD;
b. BUMD;
c. Organisasi politik;
d. Organisasi kemasyarakatan; dan
e. Perorangan.
Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (3), Arsip Daerah memiliki tugas melaksanakan:
a. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi paling singkat 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari SKPD dan instansi penyelenggara pemerintahan
b. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan Pemerintah Daerah.
(1) Arsip Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (1), harus dipimpin oleh pejabat struktural dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan pelatihan kearsipan.
(2) Unit Kearsipan pada pencipta arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (2) terdiri dari sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan pelatihan kearsipan.
(1) Pengembangan sumber daya manusia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf e terdiri atas arsiparis dan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan.
(2) Pemerintah Daerah melaksanakan pengembangan arsiparis dengan melalui upaya:
a. pengadaan arsiparis;
b. pengembangan kompetensi dan profesionalitas arsiparis melalui penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan;
c. pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis;
d. standar minimal jumlah arsiparis; dan
e. penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan.
(3) Dalam hal Arsip Daerah dan unit kearsipan belum memiliki arsiparis, maka pengelolaan arsip di daerah dilaksanakan oleh pengelola arsip.
(4) Ketentuan lebih lanjut mengenai kedudukan hukum, kewenangan, kompetensi, pendidikan dan pelatihan arsiparis, standar minimal jumlah arsiparis dan penyediaan jaminan kesehatan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), diatur dalam Peraturan Walikota.
Pemerintah Daerah mengambang prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf f dengan mengatur standar kualitas dan spesifikasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1) Pencipta Arsip dan Arsip Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) dan ayat (4) wajib menyediakan prasarana dan sarana kearsipan
(2) Prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi gedung, ruangan, dan peralatan.
(3) Persyaratan prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mengatur lokasi, konstruksi, dan tata ruangan gedung, ruangan penyimpanan arsip serta spesifikasi peralatan pengelolaan arsip.
Arsip yang tercipta dari kegiatan penyelenggaraan Pemerintahan Daerah yang dibiayai menggunakan APBD dinyatakan sebagai milik daerah.
(1) Daerah menyelenggarakan perlindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 6 huruf g, baik terhadap arsip yang keberadaannya di dalam maupun di luar daerah.
(2) Daerah secara khusus memberikan perlindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang berkaitan dengan sejarah, pemerintahan, kependudukan, kewilayahan, perbatasan, perjanjian kontrak karya, dan masalah-masalah Pemerintahan Daerah yang strategis.
(3) Perjanjian kontrak karya sebagaimana dimaksud pada ayat (2), yang berkaitan dengan perkara umum dan bangunan disarankan salinan autentiknya kepada Arsip Daerah setelah kegiatan selesai.
(4) Daerah menyelenggarakan perlindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dari bencana alam, bencana sosial, tindakan kriminal serta tindakan kejahatan yang mengandung unsur sabotase, spionase dan terorisme.
(5) Perlindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan dan dikoordinasikan oleh Arsip Daerah, Pencipta Arsip dan pihak terkait.
(6) Perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana yang tidak dinyatakan sebagai bencana nasional dilaksanakan oleh pencipta arsip dan Arsip Daerah yang berkoordinasi dengan lembaga penanggulangan bencana daerah.
(1) Dalam hal terjadi penggabungan dan/atau pemubukan suatu SKPD serta pemekaran dan/atau penggabungan daerah kecamatan/kelurahan, Pemerintah Daerah mengambil tindakan untuk melakukan upaya penyelamatan arsip akibat penggabungan dan/atau pemubukan SKPD dan arsip pemekaran dan/atau penggabungan daerah kecamatan/kelurahan tersebut.
(2) Upaya penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Arsip Daerah sesuai dengan kewenangan, tugas pokok dan fungsi.
(1) Arsip Daerah menggiatkan sosialisasi kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf h dalam mewujudkan masyarakat sadar arsip.
(2) Sosialisasi kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui pendidikan, pelatihan, bimbingan, dan penyuluhan serta melalui penggunaan berbagai sarana media komunikasi dan informasi.
(3) Sosialis atau kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditujukan pada pencipta arsip.
(1) Arsip Daerah dapat mengadakan kerja sama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf i dengan pencipta arsip, tokoh masyarakat/daerah, organisasi kemasyarakatan dan Pemerintah Daerah lainnya.
(2) Dalam hal penyelenggaraan arsip pemilihan umum, Arsip Daerah melakukan kerjasama dengan Komisi Pemilihan Umum Daerah dalam penyimpanan arsip statis penyelenggaraan pemilihan umum anggota DPRD serta Pemilihan Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah.
(3) Dalam hal penyelenggaraan arsip yang terkait dengan pemberian hibah, bantuan sosial atau bantuan keuangan Pemerintah Daerah, Arsip Daerah melakukan kerjasama dengan SKPD terkait, penerima hibah, penerima bantuan sosial atau antara bantuan keuangan dalam penyimpanan arsip statis penyelenggaraan kegiatan tersebut.
(4) Dalam hal penyelenggaraan arsip yang berkaitan dengan tokoh masyarakat/daerah dan fasilitas umum/daerah, arsip daerah melakukan kerjasama dengan tokoh masyarakat/daerah dan penanggungjawab/ pemilik fasilitas umum tersebut dalam penyimpanan arsip statisnya.
(5) Kerjasama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1) Pendanaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf j, dalam rangka penyelenggaraan kearsipan yang diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah, dianggarkan dalam APBD.
(2) Pendanaan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi pendanaan untuk perumusan dan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, penggunaan arsip, penelitian dan pengembangan, pengembangan sumber daya manusia penyelenggaraan pendidikan dan
(3) Penyusunan program penyelenggaraan kearsipan dalam rangka pengajuan pendanaan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menjadi tanggung jawab Arsip Daerah dan unit kearsipan para pencipta arsip sesuai dengan fungsi dan tugasnya.
(1) Pendanaan dalam rangka perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana menjadi tanggung jawab Arsip Daerah dan pencipta arsip.
(2) Pendanaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi pencegahan kerusakan arsip akibat bencana serta penyelamatan dan pemulihan arsip akibat bencana.
(3) Pendanaan dalam rangka perlindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), dianggarkan dalam APBD sesuai ketentuan yang berlaku.
Arsip Daerah dapat mengalokasikan pendanaan untuk penghargaan dan/atau imbalan kepada anggota masyarakat atau lembaga yang berperan aktif dalam kegiatan perlindungan dan penyelamatan arsip serta penyerahan arsip statis.