KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP
(1) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud pada Pasal 9 ayat (2) melaksanakan penciptaan dan pengelolaan arsip aktif yang meliputi:
a. penerimaan dan pembuatan arsip;
b. penggunaan arsip;
c. pemberkasan;
d. penataan arsip; dan
e. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah masing-masing ke Unit Kearsipan II.
(2) Kelurahan dan UPTD sebagai Unit Kearsipan III mengelola arsip aktif dan mengelola arsip inaktif dengan retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun.
(1) Penerimaan dan pembuatan arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 14 huruf a dilaksanakan oleh Unit Pengolah dengan berpedoman pada Tata Naskah Dinas dan Klasifikasi Arsip.
(2) Pengelola arsip pada unit pengolah mengelompokkan (memberkaskan) arsip berdasarkan klasifikasi arsip.
(3) Pengelola arsip pada unit pengolah membuat daftar arsip aktif dan melaporkannya kepada sekretaris selambat-lambatnya 6 (enam) bulan setelah kegiatan selesai.
Unit Pengolah melaksanakan pelayanan penggunaan arsip aktif dengan berpedoman pada Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis.
(1) Pengelola arsip pada unit pengolah memindahkan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada Pasal 14 huruf e dengan berpedoman pada JRA.
(2) Dalam kegiatan pemindahan arsip dibuat Berita Acara Pemindahan yang ditanda tangani oleh Sekretaris yang diwakili oleh Kasubag Umum dan Kepegawaian, Kepala Bagian, Kepala Bidang, Sekretaris Kecamatan yang diwakili oleh Kasubag Umum dan Kepegawaian, Lurah, dan Kepala UPTD sebagai pihak yang menyerahkan atau penanggung jawab Unit Pengolah dan sekretaris Perangkat Daerah sebagai pihak yang menerima atau penanggung jawab Unit Kearsipan II.
(3) Pemindahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disertai dengan daftar arsip yang dipindahkan yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari Berita Acara Pemindahan.
(4) Pada Unit Kearsipan III, pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dari seksi ke Unit Kearsipan III.
(1) Unit Kearsipan II dan/atau Unit Kearsipan III melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip inaktif yang diterima dari unit pengolah di lingkungan perangkat daerah.
(2) Kegiatan pengelolaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi :
a. penataan arsip inaktif;
b. pembuatan daftar arsip inaktif;
c. penyimpanan arsip inaktif;
d. pemeliharaan arsip inaktif; dan
e. penyusutan arsip inaktif.
(1) Unit Kearsipan II dan/atau Unit Kearsipan III wajib melaksanakan pemeliharaan arsip inaktif dengan retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun.
(2) Pemeliharaan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan untuk menjamin autentisitas dan keutuhan arsip serta mencegah arsip dari kerusakan dan/atau kehilangan.
(1) Unit Kearsipan II wajib melaksanakan penyusutan arsip secara rutin sekurang-kurangnya sekali dalam setahun, dengan berpedoman pada JRA.
(2) Penyusutan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. pemindahan arsip inaktif dengan retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dari Unit Kearsipan II ke Unit Kearsipan I;
b. pemusnahan arsip yang habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna atau berketerangan musnah pada JRA sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; dan
c. penyerahan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Daerah.
(3) Penyusutan yang dilakukan Unit Kearsipan III menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan II.
(1) Pemindahan arsip inaktif dengan retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun sebagaimana dimaksud pada Pasal 20 ayat (2) huruf a dilaksanakan dengan urutan kegiatan sebagai berikut:
a. penilaian arsip oleh arsiparis dan atau pengelola arsip yang ditunjuk terhadap arsip inaktif yang akan dipindahkan;
b. pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan dan ditandatangani oleh pimpinan Perangkat Daerah;
c. pemindahan arsip inaktif ke Unit Kearsipan I sesuai dengan daftar arsip yang dilengkapi dengan Berita Acara Pemindahan Arsip yang ditandatangani oleh pimpinan Perangkat Daerah yang menyerahkan dan Kepala Dinas sebagai pihak yang menerima.
(2) Pembiayaan pemindahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibebankan pada anggaran pada Perangkat Daerah yang memindahkan.
(1) Pemusnahan arsip yang habis retensinya sebagaimana dimaksud pada Pasal 20 ayat (2) huruf b dilakukan terhadap arsip inaktif dengan retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun dengan urutan kegiatan:
a. pembentukan Tim Penilai Arsip, dengan ketua Sekretaris Perangkat Daerah dan anggota yang terdiri atas pejabat fungsional arsiparis dan unsur pengelola arsip pada Unit Pengolah yang memiliki kompetensi untuk melakukan penilaian arsip;
b. penilaian arsip yang akan dimusnahkan oleh Tim Penilai yang menghasilkan daftar arsip yang akan dimusnahkan dan pertimbangan Tim Penilai;
c. permohonan persetujuan pemusnahan kepada Wali Kota melalui Kepala Dinas;
d. penetapan arsip yang akan dimusnahkan dengan Keputusan Pimpinan Perangkat Daerah, setelah diterbitkannya surat persetujuan Wali Kota;
e. pelaksanaan pemusnahan yang disaksikan unsur Dinas, Inspektorat, dan unsur Sekretariat Daerah cq. Bagian Hukum;
f. laporan pelaksanaan pemusnahan kepada Wali Kota dengan tembusan disampaikan kepada Kepala Dinas;
g. arsip yang tercipta dari seluruh kegiatan pemusnahan arsip, wajib disimpan di unit kearsipan Perangkat Daerah sebagai arsip vital.
(2) Dalam pelaksanaan pemusnahan, pimpinan Perangkat Daerah dapat meminta bantuan pendampingan dari Dinas.
(1) Pelaksanaan penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada Pasal 20 ayat (2) huruf c, dilakukan dengan urutan kegiatan sebagai berikut:
a. penilain arsip inaktif yang habis masa retensinya dan berketerangan permanen pada JRA;
b. pembuatan daftar arsip statis yang akan diserahkan;
c. penetapan arsip statis dengan keputusan pimpinan Perangkat Daerah yang menjamin bahwa arsip yang diserahkan adalah arsip otentik dan utuh;
d. verifikasi arsip yang akan diserahkan oleh Tim yang dibentuk oleh Kepala Dinas;
e. persetujuan Kepala Dinas;
f. penyerahan arsip statis beserta seluruh kelengkapannya yang meliputi Berita Acara Penyerahan yang ditandatangani oleh pimpinan Perangkat Daerah sebagai pihak yang menyerahkan dan Kepala Dinas sebagai pihak yang menerima, daftar arsip yang diserahkan dan penetapan arsip statis dari pimpinan Perangkat Daerah.
(2) Pembiayan kegiatan penyerahan arsip statis sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) huruf a, b, dan c dibebankan pada anggaran Perangkat Daerah yang menyerahkan.
(3) Pembiayaan kegiatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d, e, dan f dibebankan pada anggaran Dinas.
(1) Dinas mengelola arsip inaktif dengan retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang diterima dari Perangkat Daerah.
(2) Kegiatan pengelolaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. penataan;
b. penyimpanan;
c. penggunaan; dan
d. penyusutan.
Penataan sebagaimana dimaksud pada Pasal 24 ayat (2) huruf a dilaksanakan melalui kegiatan penyusunan dan pembuatan daftar arsip inaktif berdasarkan asal usul dan aturan asli.
Penyimpanan sebagaimana dimaksud pada Pasal 24 ayat (2) huruf b, dilaksanakan dengan menyimpan arsip dalam boks dan disusun dalam rak dan atau roll o’ pack di record center I.
(1) Penggunaan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada Pasal 24 ayat (2) huruf c, dilaksanakan atas permintaan perangkat daerah yang menciptakan arsip.
(2) Selain ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), penggunaan arsip inaktif berpedoman pada sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis.
(1) Penggunaan arsip inaktif dari record center I dilaksanakan atas ijin Kepala Dinas dan dibuatkan Berita Acara yang ditanda tangani oleh Kepala Dinas dan Kepala Perangkat Daerah yang menerima.
(2) Kepala Perangkat daerah yang menerima sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertanggung jawab atas arsip yang diterimanya dan wajib mengembalikan arsip yang diterimanya selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sejak selesai digunakan.
(1) Penyusutan sebagaimana dimaksud pada Pasal 24 ayat (2) huruf d wajib dilaksanakan oleh Dinas secara berkala sekurang-kurangnya satu kali dalam 1 (satu) tahun dengan berdasarkan pada peraturan perundang-undangan yang berlaku.
(2) Penyusutan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan:
a. pemusnahan; dan
b. penyerahan.
(1) Pemusnahan sebagaimana dimaksud pada Pasal 29 ayat (2) huruf a dilaksanakan dengan urutan kegiatan sebagai berikut:
a. penyampaian nota usulan pemusnahan dari Kepala Bidang yang mengelola arsip dinamis kepada Kepala Dinas dan dilampiri daftar arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan;
b. pembentukan Tim Penilai arsip yang akan dimusnahkan, yang terdiri atas pejabat struktural dan/atau fungsional arsiparis pada Dinas dan pejabat fungsional arsiparis dan atau pengelola arsip dari Perangkat Daerah yang arsipnya akan dimusnahkan;
c. penilaian arsip yang akan dimusnahkan dan hasilnya berupa pertimbangan Tim Penilai atas arsip yang akan dimusnahkan;
d. penyampaian permohonan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA atas arsip yang akan dimusnahkan;
e. penetapan arsip yang akan dimusnahkan dengan Keputusan Wali Kota;
f. pelaksanaan pemusnahan dipimpin oleh Kepala Dinas dan disaksikan oleh unsur Inspektorat, Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota Bogor dan Sekretaris Perangkat Daerah yang bersangkutan;
g. laporan pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip kepada Wali Kota;
h. arsip yang tercipta dari seluruh kegiatan pemusnahan wajib disimpan oleh Dinas sebagai arsip vital.
(2) Dalam hal Dinas kekurangan sumber daya manusia untuk penilaian arsip yang akan dimusnahkan dinas dapat meminta bantuan pejabat fungsional arsiparis yang ditugaskan pada Perangkat Daerah dan/atau instansi lainnya.
(1) Penyerahan sebagaimana dimaksud pada Pasal 29 ayat (2) huruf b wajib dilaksanakan oleh Dinas secara berkala dan/atau sekurang-kurangnya sekali dalam setahun.
(2) Kegiatan penyerahan sebagaimana dimaksud ayat
(1) meliputi:
a. penyusunan nota rencana penyerahan arsip statis dari Kepala Bidang yang mengelola arsip dinamis kepada Sekretariat yang mengelola arsip statis;
b. verifikasi atas arsip yang diusulkan untuk diserahkan oleh Tim Verifikasi Arsip Statis pada Dinas yang menghasilkan Berita Acara Hasil Verifikasi;
c. penetapan arsip statis dengan Keputusan Wali Kota;
d. penyerahan arsip statis dari Kepala Bidang pengelola arsip dinamis kepada Sekretariat pengelola arsip statis dan disaksikan oleh Kepala Dinas;
e. laporan penyerahan arsip statis kepada Wali Kota.
(1) Dinas melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip statis yang diterima dari Perangkat Daerah, BUMD, organisasi politik dan organisasi kemasyarakatan tingkat Kota Bogor, serta masyarakat.
(2) Selain mengelola arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Dinas dapat menerima penyerahan arsip statis dari lembaga Negara yang ada di wilayah Kota Bogor dan/atau dari Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota lain.
(1) Pengelolaan arsip statis yang dilaksanakan oleh Dinas meliputi kegiatan:
a. akuisisi;
b. pengolahan;
c. preservasi; dan
d. akses arsip statis.
(2) Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi bagian dari program strategis Pemerintah Kota Bogor dalam pengembangan memori kolektif Daerah.
(1) Akuisisi sebagaimana dimaksud pada Pasal 33 ayat (1) huruf a adalah kegiatan penyelematan arsip melalui verifikasi langsung dan/atau verifikasi tidak langsung.
(2) Akuisisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan terhadap arsip dari perangkat daerah dan BUMD.
(3) Dinas MENETAPKAN Daftar Pencarian Arsip (DPA) terhadap arsip yang tidak ditemukan pada saat verifikasi.
(4) Dinas melaksanakan penelusuran terhadap arsip sebagaimana yang dimaksud pada ayat (3).
(1) Pengolahan sebagaimana dimaksud pada Pasal 33 ayat (1) huruf b meliputi kegiatan:
a. pembuatan daftar arsip statis;
b. pembuatan inventaris arsip statis;
c. pembuatan guide arsip statis;
(2) Daftar arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dibuat dengan memperhatikan asas asal usul dan aturan asli terhadap seluruh arsip statis.
(3) Inventaris arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dibuat melalui kegiatan:
a. identifikasi arsip statis;
b. rekonstruksi arsip statis.
(4) Guide arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c adalah sarana temu balik yang meliputi guide khasanah dan guide tematis.
(1) Dinas melaksanakan identifikasi arsip vital pada Perangkat Daerah.
(2) Hasil identifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan Keputusan Wali Kota.
(1) Perangkat Daerah wajib mengelola arsip vital sebagaimana dimaksud pada Pasal 36.
(2) Pengelolaan arsip vital dilaksanakan dalam suatu sistem pengelolaan arsip vital meliputi kegiatan :
a. pelindungan dan pengamanan; dan
b. penyelamatan dan pemulihan.
(3) Perangkat Daerah wajib menyampaikan laporan berkala kepada Wali Kota melalui Dinas tentang pengelolaan arsip vital sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun sekali.
(4) Dinas mengembangkan sistem pengelolaan arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (2).