Peraturan Menteri Nomor 4 Tahun 2014 tentang TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL

PERMEN Nomor 4 Tahun 2014

Buka PDF Asli

BAB I

PENDAHULUAN

BAB II

JENIS, FORMAT, DAN PENYUSUNAN NASKAH DINAS

Pasal 1

Pasal 2

Konten ini bukan nasihat hukum. Selalu rujuk sumber resmi untuk kepastian hukum.

Pasal ... Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, MENETAPKAN Peraturan Menteri ini dengan penetapannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di ................... pada tanggal ..................... MENTERI PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL REPUBLIK INDONESIA, Tanda tangan NAMA LENGKAP TANPA GELAR Diundangkan di ................... pada tanggal ..................... MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA, a.n. NAMA LENGKAP TANPA GELAR BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN...NOMOR... b. Pedoman 1. Pengertian Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum bagi pejabat dan pegawai di lingkungan Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal serta instansi lain yang terkait. 2. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman ditetapkan dan ditandatangani oleh Menteri. 3. Susunan a) Lembar Pemisah (1) tulisan lampiran, nomor, dan tanggal ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan di kanan atas secara simetris; (2) tulisan judul pedoman dicantumkan di tengah secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital. b) Kepala Bagian kepala terdiri dari: (1) tulisan pedoman, yang dicantumkan di tengah atas ditulis dengan huruf kapital; (2) rumusan judul pedoman ditulis dengan huruf kapital secara simetris. c) Batang Tubuh Batang tubuh terdiri dari: (1) pendahuluan, berisi latar belakang/dasar pemikiran/maksud, dan tujuan/ruang lingkup/tata urai; (2) materi pedoman; (3) penutup, terdiri dari hal yang harus diperhatikan penjabaran lebih lanjut, dan alamat pembuat pedoman yang ditujukan kepada para pembaca/pengguna atau mereka yang akan menyampaikan saran penyempurnaan. d) Kaki Bagian kaki terdiri dari: (1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (;); (2) tanda tangan dan cap dinas; (3) nama lengkap ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar. Contoh 2 Format PEDOMAN sebagai Lampiran Peraturan Menteri MENTERI PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL LAMPIRAN PERATURAN MENTERI PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL NOMOR ... TAHUN ... TENTANG...... PEDOMAN BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Maksud dan Tujuan C. Sasaran D. Ruang Lingkup E. Pengertian Umum

BAB III

A. B. dan seterusnya

Pasal 1

Koreksi

TUJUAN Tujuan Kesepahaman Bersama ini adalah ...................................................................meningkatkan kualitas pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing sesuai dengan kewenangan yang ada pada Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal dan

Pasal 2

Koreksi

RUANG LINGKUP Ruang Lingkup Kesepahaman Bersama meliputi : a. ........................................................................................................................................ b. ........................................................................................................................................ c. ........................................................................................................................................ d. ........................................................................................................................................

Pasal 3

PELAKSANAAN KEGIATAN Kesepahaman Bersama ini akan ditindaklanjuti dan diatur dalam Perjanjian kerjasama tersendiri yang dibuat oleh PARA PIHAK atau Pejabat yang ditunjuk dan diberi wewenang oleh PARA PIHAK untuk melaksanakan hal tersebut.

Pasal 4

JANGKA WAKTU (1) Kesepahaman bersama ini berlaku untuk jangka waktu 3 (tiga) tahun sejak tanggal ditandatangani dan dapat diperpanjang, diubah, atau diakhiri atas persetujuan PARA PIHAK. (2) Perpanjangan atau perubahan Kesepahaman Bersama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan ............ (...) bulan sebelum tanggal berakhirnya Kesepahaman Bersama ini. (3) Kesepahaman Bersama dapat berakhir atau batal dengan sendirinya apabila ada ketentuan perundang-undangan atau kebijaksanaan pemerintah yang tidak memungkinkan berlangsungnya Kesepahaman Bersama ini.

Pasal 5

PENUTUP Kesepahaman Bersama ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) asli masing-masing bermaterai cukup serta mempunyai kekuatan hukum yang sama setelah ditandatangani oleh PARA PIHAK dan dibubuhi cap lembaga masing-masing. PIHAK PERTAMA, PIHAK KEDUA, MENTERI PEMBANGUNAN ...................................................... DAERAH TERTINGGAL KEMENTERIAN PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGI LOGO PIHAK KEDUA PIHAK KEDUA PERJANJIAN KERJASAMA ANTARA KEMENTERIAN PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGI DENGAN PIHAK KEDUA TENTANG .................................................. NOMOR .................................................. NOMOR .................................................. Pada hari ini ..., tanggal ..., bulan ..., tahun ..., bertempat di ..., kami yang bertanda tangan di bawah ini : 1. Nama ........................................................... : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama ...............................................yang berkedudukan di Jalan....................... Kota, yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA 2. ....................................................................... : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama ...............................................yang berkedudukan di Jalan....................... Kota, yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA Kedua belah pihak sepakat untuk mengadakan kerjasama dalam bidang..................................... yang diatur dengan ketentuan sebagai berikut.

Pasal 1

TUJUAN KERJASAMA .................................................. ..................................................

Pasal 2

PELAKSANAAN KEGIATAN

Pasal 3

RUANG LINGKUP KERJA SAMA

Pasal 4

HAK DAN KEWAJIBAN

Pasal 5

PEMBIAYAAN

Pasal 6

PENYELESAIAN PERSELISIHAN

Pasal 7

LAIN-LAIN (1).Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerja dengan persetujuan kedua belah pihak. (2).Yang termasuk force Majeure antara lain: a. bencana alam; b. huru hara atau kerusuhan; c. keadaan keamanan yang tidakizinan. (3).Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap perjanjian kerjasama ini akan ditetapkan bersama oleh kedua belah pihak.

Pasal 8

PENUTUP PIHAK PERTAMA, PIHAK KEDUA, Tandatangan Tandatangan NAMA PEJABAT ESELON I KPDT NAMA b. Perjanjian Internasional Mekanisme pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 2. Surat Kuasa a. Pengertian Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. b. Kewenangan Pembuatan dan Penandatanganan Wewenang penandatangan pemberi kuasa adalah Menteri dan/atau pejabat Eselon I. c. Susunan 1) Kepala a. kop naskah dinas; b. judul Surat Kuasa; c. nomor Surat Kuasa. 2) Batang tubuh Batang tubuh memuat materi yang dikuasakan. 3) Kaki Memuat keterangan tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para pihak yang berkepentingan, dan dibubuhi materai sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Contoh 15a Format Surat Kuasa MENTERI PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL SURAT KUASA NOMOR : ...../..../...../.... Yang bertanda tangan di bawah ini, Nama : .................................................. NIP : .................................................. Jabatan : .................................................. Alamat : .................................................. memberi kuasa kepada Nama : .................................................. NIP : .................................................. Jabatan : .................................................. Alamat : .................................................. untuk .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Jakarta, Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa, Tanda Tangan Materai dan Tanda Tangan Nama Lengkap Nama lengkap Contoh 15b Format SURAT KUASA yang ditandatangani PEJABAT ESELON I KEMENTERIAN PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL JALAN ABDUL MUSSIL NOMOR 7 JAKARTA PUSAT 10110 TELEPON 021-3500334 FAKSIMILI 021 SURAT KUASA NOMOR: .................................. Yang bertanda tangan di bawah ini, Nama : ........................................ NIP : ........................................ Jabatan : ........................................ Alamat : ........................................ memberi kuasa kepada Nama : ........................................ NIP : ........................................ Jabatan : ........................................ Alamat : ........................................ untuk .................................................................. .................................................................. Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Jakarta, ......................... Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa, Tanda Tangan Materai dan Tanda Tangan Nama Lengkap Nama Lengkap 3. Berita Acara a. Pengertian Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan jika diperlukan ditandatangani para saksi. b. Kewenangan pembuatan dan penandatangan dapat ditandatangani oleh pejabat. c. Susunan 1) Kepala a) kop naskah dinas; b) judul berita acara; c) nomor berita acara. 2) Batang Tubuh a) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara; b) substansi berita acara. 3) Kaki Bagian kaki memuat tempat pelaksanaan penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan para saksi. Contoh 16 Format BERITA ACARA KEMENTERIAN PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGI JALAN ABDUL MUIS NOMOR 7 JAKARTA PUSAT 10110 TELEPON 021-3500324 FAKSIMILI 021- BERITA ACARA NOMOR: ............................ 1. ....................(nama pejabat) .... (NIP dan jabatan), selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA. dan 2. ...................(pihak lain) ......... selanjutnya disebut PIHAK KEDUA, telah melaksanakan 1. .................................................................................................. 2. dan seterusnya Pada hari ini, tanggal....... bulan....... tahun....... kami masing-masing: Kop surat yang berupa logo, nama instansi dan alamat lengkap yang telah dicetak Penomoran yang berurutan dalam tahun berjalan memuat identitas para pihak yang melaksanakan kegiatan Memuat kegiatan yang dilaksanakan Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan .................... Dibuat di ............................ PIHAK KEDUA, Tanda Tangan Nama Lengkap PIHAK PERTAMA, Tanda Tangan Nama Lengkap Mengetahui/Mengesahkan Nama Jabatan, Tanda tangan, Nama Lengkap Kuta sesuai dengan alamat Instansi dan tanggal penandatanganan Tanda tangan para pihak dan/atau para saksi 4. Surat Keterangan a. Pengertian Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan Surat Keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang sesuai dengan tugas dan fungsinya. c. Susunan 1) Kepala a) kop naskah dinas; b) judul "SURAT KETERANGAN"; c) "NOMOR" surat keterangan. 2) Batang Tubuh Memuat pejabat yang menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan. 3) Kaki Memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Contoh 17 Format SURAT KETERANGAN KEMENTERIAN PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL JALAN ABDI MULIA NOMOR 7 JAKARTA PUSAT 10110 TELEPON 021-3000594 FAX/MOBIL 021- SURAT KETERANGAN NOMOR : ............................ Yang bertanda tangan di bawah ini, Nama : ............................ NIP : ............................ Pangkat/golongan : ............................ Jabatan : ............................ memberi keterangan kepada Nama : ............................ NIP : ............................ Pangkat/golongan : ............................ Jabatan : ............................ .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... Jakarta, ............................ Pejabat Pembuat Keterangan, Tanda Tangan Nama Lengkap 5. Surat Pengantar a. Pengertian Surat Pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan dokumen atau naskah. b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan Surat Pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas dan fungsinya. c. Susunan 1) Kepala a) kop naskah dinas; b) nomor,tanggal,nama jabatan/alamat yang dituju; c) tulisan Surat Pengantar diletakkan secara simetris. 2) Batang Tubuh Batang tubuh dalam bentuk kolom terdiri dari: a) nomor urut; b) jenis yang dikirim; c) banyaknya naskah/barang; d) keterangan. 3) Kaki a) pengirim yang berada di sebelah kanan, meliputi: (1) nama jabatan pembuat pengantar; (2) tanda tangan,nama dan NIP; (3) cap dinas. b) penerima yang berada di sebelah kiri, meliputi: (1) nama jabatan penerima; (2) tanda tangan,nama dan NIP; (3) nomor telepon/faksimili; (4) tanggal penerimaan; (5) cap dinas. d. Hal yang perlu diperhatikan Surat Pengantar dikirim dalam dua rangkap, lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim. Contoh 18 Format SURAT PENGANTAR KEMENTERIAN PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL JALAN ABDUL MNI NOMOR 7 JAKARTA PUSAT 10110 TELEPON 021-3500334 FAKSIMILI 021. Yth................................. (Tgl, Bln, Thn) SURAT PENGANTAR NOMOR: ..../..../..../.... No. Naskah Dinas/dokumen yang Dikirimkan Banyaknya Keterangan Diterima tanggal...................... Penerima, Pengirim, Nama Jabatan Nama Jabatan Tanda Tangan Tanda Tangan Nama Lengkap Nama Lengkap NIP..................... NIP..................... 6. Pengumuman a. Pengertian Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai di lingkungan Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal maupun di luar kementerian. b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenkan mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk. c. Susunan 1) Kepala a) kop naskah dinas; b) tulisan “PENGUMUMAN” diletakkan di bawah logo Kementerian, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman diletakkan di bawahnya; c) kata “TENTANG”, diletakkan di bawah "pengumuman" ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d) rumusan “JUDUL PENGUMUMAN”, ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah “tentang”. 2) Batang Tubuh a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman; b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman; c) informasi penting tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. 3) Kaki a) tempat dan tanggal penetapan; b) nama jabatan pejabat yang MENETAPKAN, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma (,); c) tanda tangan pejabat yang MENETAPKAN; d) nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital; e) cap dinas. d. Hal yang perlu diperhatikan 1) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu; 2) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat cara pelaksanaan teknis suatu peraturan. Contoh 19 Format PENGUMUMAN KEMENTERIAN PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL JALAN ABDUL MUIS NOMOR 7 JAKARTA PUSAT 10110 TELEPON 021-3800334 FAKSIMILI 021- Kop surat yang berupa logo, nama Kementerian dan alamat lengkap yang telah disuch PENGUMUMAN NOMOR: .../.../.../... Pengumuman yang bersumber dalam tahun berjalan. TENTANG ...................................................... Judul Pengumuman yang ditulis dengan huruf kapital ...................................................... ...................................................... ...................................................... ...................................................... ...................................................... ...................................................... ...................................................... ...................................................... ...................................................... ...................................................... Isi yang merupakan peraturan-peraturan yang menjadi acuan pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak Dikeluarkan di .................................................. pada tanggal .................................................. Nama Jabatan, Tanda Tangan Nama Lengkap Sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan D. Laporan a. Pengertian Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian. b. Kewenangan pembuatan dan penandatanganan Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas. c. Susunan 1) Kepala (a) kop naskah dinas; (b) kepala "LAPORAN" diletakkan dibawah logo Kementerian ditulis dengan huruf kapital diletakkan secara simetris; (c) kata "TENTANG" diletakkan di bawah kata laporan ditulis dengan huruf kapital secara simetris. 2) Batang tubuh (a) pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, serta ruang lingkup dan dasar; (b) materi Laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan; (cap) simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; (d) penutup, merupakan akhir laporan memuat harapan/permintaan arahan/ucapan terima kasih. 3) Kaki (a) tempat dan tanggal pembuatan Laporan; (b) nama jabatan pejabat pembuat Laporan, ditulis dengan huruf awal kapital; (c) nama lengkap, ditulis dengan huruf awal kapital; (d) tanda tangan. Contoh 20 Format LAPORAN KEMENTERIAN PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGI JALAN ABDUL MUSS NO. 10 JAKARTA PUSAT 10110 TELEPON 021-3500334 FAX/HML 021 LAPORAN TENTANG A. Pendahuluan 1. Umum 2. Maksud dan Tujuan 3. Ruang Lingkup 4. Dasar B. Kegiatan yang Dilaksanakan .................................................... C. Hasil yang Dicapai ................................................................ D. Kesimpulan dan Saran ............................................................ E. Penutup ............................................................................... Dikeluarkan di .............................. pada tanggal .............................. Nama Jabatan Pembuat Laporan, Tanda Tangan Nama Lengkap E. Telaahan Staf a. Pengertian Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf, yang muat menganulis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan. b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan Telaahan Staf dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau staf yang diserahi tugas. c. Susunan 1) Kepala (a) judul “TELAAHAN STAF” diletakkan secara simetris di tengah atas ditulis dengan huruf kapital; (b) uraian singkat tentang permasalahan. 2) Batang tubuh (a) Persoalan, muat pernyataan singkat dan jelas tentang hal yang akan dipecahkan; (b) Praanggapan, muat dugaan yang beralasan, berdasarkan data, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian di masa mendatang; (c) Fakta yang mempengaruhi, merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalann; (d) analisis, merupakan pemecahan dari kondisi yang ada terhadap fakta dan persoalan serta implikasinya, sebagai upaya pemecahan yang mungkin akan atau dapat dilakukan; (e) Simpulan, muat intisari hasil analisis yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; (f) Tindakan yang disarankan, muat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. 3) Kaki Nama jabatan pembuat Telaahan Staf, ditulis dengan huruf awal kapital; (a) tanda tangan pembuat telaahan; (b) nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital; (c) daftar lampiran (bila diperlukan). d. Hal-hal yang perlu diperhatikan Telaahan Staf disampaikan sebagai lampiran Naskah Dinas. Contoh 21 Format TELA AHAAN STAF TELA AHAAN STAF TENTANG ............................................................................................ A. Persoalan .......................................................................................... .......................................................................................................... B. Praanggapan ..................................................................................... .......................................................................................................... C. Fakta yang mempengaruhi .................................................................... .......................................................................................................... D. Analisis ............................................................................................ .......................................................................................................... E. Simpulan .......................................................................................... .......................................................................................................... F. Saran ............................................................................................... .......................................................................................................... Nama Jabatan Pembuat Telaahan Staf Tanda Tangan Nama Lengkap Formulir Formulir adalah bentuk pengaturan lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi tentang keterangan yang diperlukan. Format formulir dibuat sesuai dengan kebutuhan di lingkungan Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal. F. Surat Peringatan Surat Peringatan adalah surat yang berisikan teguran karena melakukan kesalahan atau pelanggaran. Surat Peringatan berisikan alasan yang jelas dan logis serta fakta/data otentik yang melatar belakangi dikeluarkannya Surat Peringatan. Proses pembuatan surat peringatan diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang kepegawaian. G. Naskah Serah Terima Jabatan 1. Pengertian Naskah Serah Terima Jabatan adalah naskah yang digunakan pada saat pelaksanaan pergantian jabatan yang ditandatangani oleh pihak yang menerima dan menyerahkan jabatan dengan disaksikan oleh pejabat yang kedudukannya lebih tinggi. Naskah Serah terima Jabatan ditandatangani paling lama 14 hari sejak pelantikan. 2. Susunan a) Kepala: 1. judul "NASKAH SERAH TERIMA JABATAN" ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 2. "NAMA JABATAN" yang diserahterimakan ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 3. nama "UNIT ORGANISASI ESELON" diatasnya ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 4. "NOMOR" ditulis dengan huruf kapital secara simetris. b) Batang tubuh: (1) alinea pembuka yang berisi tanggal, waktu, dan tempat pelaksanaan serah terima jabatan; (2) alinea isi memuat nama pejabat dan keputusan yang menyatakan pengangkatkan pejabat tersebut sebagai pejabat lama dan pejabat baru, disertai dengan pernyataan penyerahan wewenang dan tanggung jawab jabatan yang diserahterimakan; (3) alinea penutup menyatakan pengukuhan Naskah Serah Terima Jabatan dengan pembubuhan tanda tangan pejabat lama dan pejabat baru. c) Kaki (1) Tempat dan tanggal pembuatan naskah serah terima jabatan; (2) Nama lengkap pejabat baru sebagai pihak yang menerima jabatan dan pejabat lama sebagai pihak yang menyerahkan jabatan ditulis sejajar serta ditulis dengan huruf kapital tanpa tanda baca dan dibawahnya ditulis NIP tanpa tanda baca titik (;). (3) Nama jabatan pihak yang menyaksikan pelaksanaan serah terima jabatan ditulis secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); (4) Nama lengkap pejabat yang menyaksikan pelaksanaan serah terima jabatan, ditulis dengan huruf kapital, tanpa tanda baca, dan dibawahnya ditulis NIP tanpa tanda baca titik (.). Contoh 22a Format Naskah Serah Terima Jabatan Eselon I NASKAH SERAH TERIMA JABATAN SEKRETARIS KEMENTERIAN PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL NOMOR: .................................. Pada hari ini, ......... tanggal ......... bulan ......... tahun ......... WIB, bertempat di .................. Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal, Jalan Abdul Muis Nomor 7 Jakarta Pusat, masing-masing yang tersebut di bawah ini: ................................ (nama pejabat) ................ (nama jabatan)........................yang diangkat berdasarkan Keputusan Menteri Pembangunan Daerah Tertinggal Nomor ......... tanggal ......... selanjutnya disebut Pejabat Baru. telah melaksanakan serah terima jabatan ......................................................... (nama jabatan)....................Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal. Pejabat Lama menyerahkan dan Pejabat Baru menerima penyerahan wewenang dan tanggung jawab ............................................ (nama Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal. Sejak dilaksanakannya serah terima jabatan ini, maka wewenang serta tanggung jawab .......................... (nama jabatan) ................. Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal beralih dari Pejabat Lama kepada Pejabat Baru. Sebagai pengukuhan Naskah Serah Terima Jabatan ini para pihak membubuhkan tanda tangannya masing-masing di hadapan dan disaksikan oleh ........................ (nama jabatan) ................. Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal. Dibuat di .......................... pada tanggal .......................... Pejabat Baru Pihak yang Menerima, (tanda tangan) Nama Pejabat NIP Pejabat Lama Pihak yang Menyerahkan, (tanda tangan) Nama Pejabat NIP Menyaksikan: Nama Jabatan, (tanda tangan) Contoh 21b Format Naskah Serah Terima Jabatan Eselon II NASKAH SERAH TERIMA JABATAN KEPALA BIRO/ASISTEN DEPUTI KEMENTERIAN PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL NOMOR: ............................................................ Baru. Pada hari ini, tanggal ....... bulan ........... tahun ........... pukul .......... WIB, bertempat di ................ Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal, Jalan Abdul Mulis Nomor 7 Jakarta Pusat, masing-masing dari تبعที่ dibawah ini: (nama pejabat) Selaku ........ (nama jabatan)........ yang diangkat berdasarkan Keputusan Menteri Pembangunan Daerah Tertinggal Nomor ....... tanggal ........... selanjutnya disebut Pejabat Baru. telah melaksanakan serah terima jabatan ......... (nama jabatan)............ Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal. Pejabat Lama menyerahkan dan Pejabat Baru menerima penyerahan wewenang dan tanggung jawab ......... (nama jabatan) ............ Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal. Sejak dilaksanakannya serah terima jabatan ini, maka wewenang serta tanggung jawab jabatan ......... (nama jabatan) ............ Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal beralih dari Pejabat Lama kepada Pejabat Baru. Sebagai pengukuhan Naskah Serah Terima Jabatan ini para pihak membutuhkan tanda tangannya masing-masing di hadapan dan disaksikan oleh, ......... (nama jabatan)............ Kementerian Pembangunan Daerah Tertinglag. Dibuat di ........................ pada tanggal .................... Pejabat Baru Pihak yang Menerima, Pejabat Lama (tanda tangan) Pihak yang Menyerahkan, (tanda tangan) Nama Pejabat Nama Pejabat NIP ................... NIP ................... Menyaksikan: Nama Jabatan, (tanda tangan) Nama Pejabat NIP................... H. Naskah Dinas Elektronik 1. Pengertian Naskah Dinas Elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronis atau yang terekam dan tersimpan dalam multimedia elektronis. 2. Lingkup Kegiatan Nasklar Dinas Elektronik meliputi naskah dinas, surat-menyurat, transaksi, arsip dan dokumen elektronik yang tersimpan dalam media elektronik. Ketentuan lebih lanjut tentang Tata Naskah Dinas Elektronik diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. I. Penyusunan Naskah Dinas Nomor pada naskah dinas merupakan bagian penting dalam kearsipan. Oleh karena itu susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip. 1. Penomoran dan Pengkodean Surat Penomoran naskah dinas disesuaikan dengan pola klasifikasi dan mengacu kepada penandatanganan naskah dinas. Oleh karena itu, susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, temu balik dan penilaian arsip. a. Penomoran naskah dinas pengaturan dan penetapan seperti Peraturan Menteri, Keputusan Menteri, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan, Petunjuk Teknis, Surat Edaran, dan Instruksi. Susunan nomor naskah dinas terdiri dari tulisan “NOMOR”, nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun berjalan) tulisan “TAHUN” dengan huruf kapital diikuti tahun berjalan. NOMOR : ...TAHUN... $\rightarrow$ Nomor naskah dinas Tahun berjalan b. Penomoran naskah dinas khusus Kesepahaman Bersama dan Perjanjian Kerjasama yang ditandatangani Menteri dilakukan secara terpusat di Bagian Hukum dan Organisasi Tata Laksana, naskah dinas lainnya dilakukan di bagian tata usaha masing-masing unit kerja dengan tembusan Sekretaris Kementerian. c. Susunan penomoran selain Naskah Dinas Arahan yang bersifat pengaturan dan penetapan adalah sebagai berikut: 1) Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun berjalan); 2) Kode jabatan penandatangan; 3) Kode klasifikasi arsip/naskah dinas; 4) Bulan (ditulis dua digit); 5) Tahun terbit. d. Kode klasifikasi arsip/naskah dinas adalah sebagai berikut: 1) Naskah Dinas Arahan yang bersifat pengaturan dan penetapan 3. Lembar disposisi Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan naskah dinas korespondensi, ditulis secara jelas pada lembar disposisi. Lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan. Contoh 22a Format DISPOSISI Menteri MENTERI PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL LEMBAR DISPOSISI Surat dari : Nomor Surat : Tgl Surat : Perihal : Diterima Tgl : Nomor Agenda : Sifat : - Sangat Segera - Segera - Rahasia Diteruskan Kepada Sdr : Sekretaris Kementerian Deputi I Deputi II Deputi III Deputi IV Deputi V Sahli Bid. Ekonomi Sahli Bid. Politik Sahli Bid. Hukum Sahli Bid. Iptek Sahli Bid. Peningkatan Sarana dan Prasarana Disposisi : - Tanggapan dan saran - Tangani/proses lebih lanjut - Koordinasikan dan Konfirmasikan - Lapor/menghadap - Untuk Mohon Perhatian/Monitor - File/Simpan Catatan : MENTERI Contoh 22b Format DISPOSISI Pejabat Eselon KEMENTERIAN PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGI JALAN ARLIS MUN MONOM 7 JAKARTA PUSAT 10110 TELEPON 021-3500334 FAKSIMILI 021- LEMBAR DISPOSISI Surat dari : Nomor Surat : Tgl Surat : Perihal : Diterima Tgl : Nomor Agenda : Sifat : [ ] Sangat Segera [ ] Segera [ ] Rahasia Diteruskan Kepada Sdr : [ ] ....... [ ] ....... [ ] ....... [ ] ............ [ ] ............ Mengharapkan : [ ] Buat tanggapan dan saran [ ] Tangani/proses lebih lanjut [ ] Lapor/menghadap [ ] Acc/Laksanakan [ ] Koordinasikan dan Konfirmasikan [ ] Koreksi/Sempurnakan [ ] Monitor/Cari masukan [ ] Untuk mohon perhatian Catatan : Pejabat Eselon ..........

Peraturan Menteri Nomor 4 Tahun 2014 tentang TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL

BAB I

BAB II

Pasal 1

Pasal 2

BAB I

BAB II

Pasal 1

Pasal 2

BAB II

BAB III

BAB II

BAB III

BAB II

BAB III

BAB II

BAB III

Pasal 1

Pasal 2

Pasal 3

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 1

Pasal 2

Pasal 3

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

BAB III

BAB IV

BAB V

BAB VI