PEMBUATAN NASKAH DINAS
Pembuatan Naskah Dinas perlu memperhatikan prinsip sebagai berikut:
a. diciptakan atau dibuat dan dikirim oleh pihak yang berwenang;
b. bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur dan kaidah bahasa menggunakan bahasa yang formal, logis, efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami;
c. dilaksanakan pengamanan terhadap Naskah Dinas sesuai dengan klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan
d. proses pembuatan Naskah Dinas didokumentasikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1) Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 menggunakan media rekam elektronik.
(2) Pembuatan Naskah Dinas dalam media rekam elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menggunakan aplikasi umum bidang kearsipan dinamis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(3) Dalam hal aplikasi umum bidang kearsipan dinamis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) mengalami gangguan atau tidak dapat berfungsi, pembuatan Naskah Dinas dapat menggunakan media rekam kertas.
(4) Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) dan ayat (3) diawali dengan menentukan jenis, susunan, dan bentuk Naskah Dinas.
Dalam pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 paling sedikit memuat unsur sebagai berikut:
a. penggunaan lambang negara atau Logo Kementerian;
b. penomoran Naskah Dinas;
c. penggunaan kertas, amplop, dan tinta;
d. ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata penyambung;
e. penentuan batas atau ruang tepi pada kertas;
f. nomor halaman;
g. tembusan;
h. lampiran;
i. penggunaan tanda tangan, paraf, dan cap; dan
j. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat Naskah Dinas.
Penggunaan lambang negara pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 huruf a dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut:
a. lambang negara digunakan dalam Naskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi;
b. lambang negara digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Menteri atau Wakil Menteri; dan
c. lambang negara ditempatkan pada bagian atas kepala surat secara simetris pada Naskah Dinas.
Penggunaan Logo Kementerian pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 huruf a dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Logo Kementerian digunakan dalam Naskah Dinas sebagai identitas Kementerian berupa gambar dan/atau huruf agar publik lebih mudah mengenalnya;
b. Logo Kementerian digunakan oleh pejabat berwenang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya; dan
c. Logo Kementerian ditempatkan di:
1. sebelah kiri nama Kementerian; atau
2. tengah dalam hal Logo Kementerian digunakan untuk Naskah Dinas penetapan.
Penggunaan lambang negara dan Logo Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 dan Pasal 43 sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
(1) Selain Lambang Negara atau Logo sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 sampai dengan Pasal 44 pada Naskah Dinas dapat ditambahkan atribut tertentu sesuai dengan karakteristik atau kebijakan Kementerian.
(2) Atribut tertentu sesuai dengan karakteristik atau kebijakan Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) ditetapkan oleh Menteri.
(1) Penomoran pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 huruf b harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, pengamanan, temu balik, dan penilaian arsip.
(2) Penomoran Naskah Dinas dilakukan pada tanggal ditandatanganinya Naskah Dinas oleh pejabat yang berwenang.
(3) Penomoran dan penanggalan Naskah Dinas peraturan Menteri dan keputusan Menteri dilakukan oleh unit organisasi Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama yang membidangi hukum di Sekretariat Jenderal.
(4) Penomoran dan penanggalan Naskah Dinas keputusan Menteri yang ditandatangani atas nama Menteri dilakukan oleh unit organisasi Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama sesuai dengan pelimpahan wewenang.
(5) Penomoran dan penanggalan Naskah Dinas surat edaran, perjanjian dalam negeri, dan perjanjian internasional yang ditandatangani Menteri atau Pejabat Pimpinan Tinggi Madya Sekretariat Jenderal dilakukan oleh unit organisasi Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama yang membidangi hukum di Sekretariat Jenderal.
(6) Penomoran dan penanggalan Naskah Dinas keputusan, perjanjian kerja sama dalam negeri, dan surat edaran yang ditandatangani oleh pemimpin unit organisasi Jabatan Pimpinan Tinggi Madya pada Direktorat Jenderal dan Inspektorat Jenderal diberikan oleh unit organisasi Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama yang melaksanakan tugas kesekretariatan pada unit organisasi Jabatan Pimpinan Tinggi Madya masing-masing.
(7) Dikecualikan dari ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (4), penomoran, penanggalan, dan penggunaan NIP pada Naskah Dinas keputusan Menteri mengenai pengelolaan sumber daya manusia dilakukan oleh unit organisasi Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama yang membidangi sumber daya manusia di Sekretariat Jenderal.
(8) Penomoran Naskah Dinas pada standar operasional prosedur administrasi pemerintahan dilakukan oleh pemimpin unit organisasi, kepala unit pelaksana teknis, atau Sekretaris Lembaga Sensor Film sesuai dengan kewenangannya.
(1) Penomoran Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 dan Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 menggunakan angka arab dengan memuat unsur:
a. nomor urut; dan
b. tahun terbit.
(2) Penomoran Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 menggunakan angka arab dengan memuat unsur:
a. nomor urut;
b. kode Naskah Dinas; dan
c. tahun terbit.
Penomoran Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf a, huruf b, dan huruf d menggunakan angka arab dengan memuat unsur:
a. klasifikasi keamanan;
b. nomor urut;
c. kode Naskah Dinas; dan
d. tahun terbit.
Penomoran Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf b menggunakan angka arab dengan memuat unsur:
a. klasifikasi keamanan;
b. nomor urut;
c. kode Naskah Dinas; dan
d. tahun terbit.
(1) Penomoran Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat (2) huruf a dengan memuat unsur:
a. nomor urut;
b. bulan;
c. kode jenis; dan
d. tahun terbit.
(2) Penomoran Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 huruf b, huruf c, huruf d, huruf e, huruf f, dan huruf l memuat unsur:
a. klasifikasi keamanan;
b. nomor urut;
c. kode Naskah Dinas; dan
d. tahun terbit.
(3) Terhadap Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 huruf g, huruf h, dan huruf i tidak diberikan penomoran Naskah Dinas.
(4) Penomoran Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 huruf j dan huruf k memuat unsur:
a. nomor urut;
b. kode Naskah Dinas; dan
c. tahun terbit.
(5) Penomoran Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 huruf j dan huruf k dilakukan oleh unit organisasi sesuai dengan tugas, fungsi, dan kewenangannya.
Ketentuan mengenai contoh penomoran Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 47 sampai dengan Pasal 50 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
(1) Kode Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 47 ayat (2), Pasal 48, Pasal 49 , dan Pasal 50 ayat (2) dan ayat
(4) terdiri atas unsur sebagai berikut:
a. kode jabatan, kode unit organisasi Jabatan Pimpinan Tinggi Madya, atau kode unit organisasi Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama, unit pelaksana teknis, atau Sekretariat Lembaga Sensor Film; dan
b. kode klasifikasi arsip.
(2) Kode jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan identitas jabatan Menteri dan Wakil Menteri.
(3) Kode klasifikasi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan identitas yang memuat materi pokok Naskah Dinas atau subjek Naskah Dinas.
(1) Pemberian kode Naskah Dinas dilakukan dengan ketentuan:
a. kode Naskah Dinas ditulis setelah nomor urut Naskah Dinas;
b. kode Naskah Dinas ditulis dengan urutan sebagai berikut:
1. kode jabatan atau kode unit organisasi Jabatan Pimpinan Tinggi Madya, kode unit organisasi Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama, unit pelaksana teknis, dan Sekretariat Lembaga Sensor Film; dan
2. kode klasifikasi arsip.
c. Naskah Dinas yang dibuat dan ditandatangani oleh Menteri dan Wakil Menteri menggunakan kode jabatan;
(2) Kode jabatan, kode unit organisasi Jabatan Pimpinan Tinggi Madya, kode unit organisasi Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama, unit pelaksana teknis, dan Sekretariat Lembaga Sensor Film sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b ditetapkan oleh Menteri.
(1) Kertas, amplop, dan tinta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 huruf c digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas.
(2) Kertas, amplop, dan tinta merupakan media atau sarana surat-menyurat untuk merekam informasi dalam komunikasi kedinasan.
(3) Penggunaan kertas, amplop, dan tinta sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
(1) Penentuan batas atau ruang tepi pada kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 huruf e bertujuan untuk keserasian dan kerapian dalam penyusunan Naskah Dinas.
(2) Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
a. ruang tepi atas:
1) apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2 (dua) spasi di bawah kop; dan 2) apabila tanpa kop Naskah Dinas, paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi atas kertas.
b. ruang tepi bawah paling sedikit 2,5 (dua koma lima) cm dari tepi bawah kertas;
c. ruang tepi kiri paling sedikit 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas; dan
d. ruang tepi kanan paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi kanan kertas.
(1) Nomor halaman Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 huruf f ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor.
(2) Penomoran halaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikecualikan bagi halaman pertama Naskah Dinas yang menggunakan kop Naskah Dinas.
(1) Tembusan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 huruf g merupakan pemberitahuan kepada pihak lain atau pihak terkait yang dipandang perlu mengetahui substansi Naskah Dinas.
(2) Penggunaan tembusan dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:
a. tembusan hanya digunakan apabila Naskah Dinas memerlukan tembusan;
b. apabila ada tembusan, kata tembusan ditulis dengan menggunakan huruf kapital pada awal kata tanpa garis bawah diikuti tanda baca titik dua sejajar dengan pembuka Naskah Dinas, di sebelah kiri bawah, dan sejajar dengan singkatan NIP pejabat penanda tangan;
c. pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, dan apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut dengan angka arab sejajar dengan kata tembusan;
d. pihak yang diberi tembusan tidak didahului singkatan Yth. atau diikuti frasa sebagai laporan atau sebagai arsip.
Lampiran pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 huruf h harus ditandatangani oleh Menteri, Wakil Menteri, pemimpin unit organisasi Jabatan Pimpinan Tinggi Madya, Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama, kepala unit pelaksana teknis, dan Sekretaris Lembaga Sensor Film.
(1) Perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 huruf j dapat dilakukan dengan menunjukkan seluruh atau sebagian Naskah Dinas yang diubah, dicabut, dibatalkan dan/atau diralat.
(2) Perubahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan mengubah bagian tertentu dari Naskah Dinas yang dinyatakan dengan pernyataan perubahan.
(3) Pencabutan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan mencabut Naskah Dinas karena:
a. bertentangan atau tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
b. perubahan kebijakan pemerintah; dan/atau
c. penyesuaian dengan dinamika lingkungan strategis.
(4) Pembatalan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan mencantumkan pernyataan mengenai tidak berlakunya seluruh materi Naskah Dinas terdahulu dalam Naskah Dinas yang baru.
(5) Ralat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan perbaikan terhadap sebagian materi Naskah Dinas melalui pernyataan ralat dalam Naskah Dinas yang baru.