Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 9 Juli 2026
MENTERI PEKERJAAN UMUM REPUBLIK INDONESIA,
Œ
DODY HANGGODO
Diundangkan di Jakarta pada tanggal Д
DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM REPUBLIK INDONESIA,
Ѽ
DHAHANA PUTRA
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2026 NOMOR Ж
LAMPIRAN PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM
NOMOR 15 TAHUN 2026 TENTANG PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
RINCIAN STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA CARA DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
A.
STRUKTUR ORGANISASI PELAKSANA PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
B.
TATA CARA PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
1. MEMILAH ARSIP DAN NON-ARSIP Memilah non-arsip yang tidak perlu disimpan, seperti duplikasi arsip, map, atau amplop.
2. MEMERIKSA KELENGKAPAN ARSIP Memeriksa kelengkapan lampiran arsip. Jika belum lengkap atau terdapat kekurangan, diberi catatan khusus di lembar yang berbeda dan diberi keterangan belum lengkap.
3. MEMBACA ARSIP Membaca arsip untuk mengetahui dan menentukan kode, indeks, dan tunjuk silang apabila diperlukan.
4. MENULISKAN KODE, INDEKS, DAN TUNJUK SILANG Menuliskan kode, indeks, dan tunjuk silang (apabila diperlukan).
a. Kode dibuat berdasarkan klasifikasi arsip.
b. Indeks dibuat berdasarkan masalah sesuai dengan klasifikasi arsip.
c. Tunjuk silang digunakan sebagai sarana bantu penemuan kembali untuk menunjukkan adanya arsip yang memiliki hubungan antara arsip yang satu dengan arsip yang lain atau yang memiliki nama berbeda tetapi memiliki pengertian yang sama atau untuk menunjukkan tempat penyimpanan yang berbeda karena bentuknya yang harus disimpan terpisah.
Contoh:
5. MEMBERKASKAN ARSIP Memberkaskan arsip berdasarkan kode dan indeks yang sama. Arsip yang memiliki kode dan indeks yang sama dalam satu kesatuan informasi dikelompokkan dalam satu berkas. Terdapat tiga teknik pemberkasan arsip, yaitu:
a. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan urusan (dosir), diatur menurut urutan dasar proses kegiatan/pekerjaan.
Contoh: proses perencanaan hingga akhir kegiatan pembangunan infrastruktur.
b. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan masalah (rubrik), diatur menurut urutan pokok masalah.
Contoh: Arsip dengan indeks/hal yang sama dikelompokkan dalam satu kesatuan berkas. Arsip yang berkaitan dengan formasi kepegawaian diberkaskan dengan kode KP0103 yang berisi arsip usul formasi, arsip pembahasan formasi sampai dengan persetujuan formasi.
c. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan jenis (seri), diatur menurut urutan angka jika indeks berupa angka (naskah dinas arahan), dan menurut abjad jika indeks berupa huruf (personal file).
KP0103 Kebutuhan Pegawai Tunjuk Silang:
Lihat Lemari Gambar Rak A.1 Pengadaan Pegawai Tunjuk Silang Indeks Kode KP0103
Nomor :
Jakarta, 21 Desember 2025
Lampiran :
Yth.
Hal
:
Usul Kebutuhan/Formasi Jabatan Fungsional Arsiparis Kementerian Pekerjaan Umum
..................................................................................................................................................
...........................................................................................................
Pencipta Arsip,
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap
NIP ..............................
LOGO
KOP SURAT
UNIT ORGANISASI ESELON I/PENCIPTA ARSIP
.....................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
............................................................................................................
............................
Sifat :
Sekat I (Guide Premier), diberi keterangan mengenai
masalah pertama (pokok masalah).
Contoh: urutan penomoran arsip pada produk hukum, seperti PERMEN PU Nomor 1 Tahun 2025, PERMEN PU Nomor 2 Tahun 2025, dan PERMEN PU Nomor 3 Tahun 2025.
6. MEMASUKKAN ARSIP KE DALAM FOLDER Arsip yang telah diberkaskan dimasukkan ke dalam folder.
Contoh:
7. MEMBERIKAN LABEL PADA TAB FOLDER
Contoh:
8. MEMBERIKAN LABEL PADA TAB SEKAT (GUIDE)
Contoh:
9. MENATA SEKAT Menata sekat (guide) sesuai dengan kode klasifikasi arsip yang akan disimpan dan sesuai dengan urutan sekat. Sekat I, II, dan III dengan kode yang sama disusun dari depan ke belakang.
KP01 KP0103 KP0103 KP0103 KP0103
KP0103 Pengadaan Pegawai KP01 KP0103 KP Sekat III (Guide Tersier), diberi keterangan mengenai sub-sub masalah (sub- sub masalah).
Sekat II (Guide Sekunder), diberi keterangan mengenai sub masalah (sub masalah).
KP0301 KP03 Contoh:
Untuk sekat dengan kode yang berbeda, disusun sesuai dengan urutan klasifikasi arsip.
Contoh:
10. MENATA FOLDER DALAM SUSUNAN SEKAT Folder diletakkan di belakang sekat III (guide tersier). Kode klasifikasi arsip yang tercantum pada sekat III ditulis sesuai dengan kode arsip folder tersebut.
a. Jika indeks berupa huruf, folder disusun berdasarkan urutan abjad.
1. Sekat I (Guide Premier), diletakkan di urutan pertama/depan.
2. Sekat II (Guide Sekunder), diletakkan di urutan kedua/tengah atau berada di belakang Sekat I.
3. Sekat III (Guide Tersier), diletakkan di urutan terakhir/belakang atau berada di belakang Sekat II.
KP 01 03 KP KP01 KP0103 KP KP02 KP0204
1. Sekat I (Guide Premier), diletakkan di urutan pertama/depan.
2. Sekat II (Guide Sekunder), diletakkan di urutan kedua/tengah atau berada di belakang Sekat I.
3. Sekat III (Guide Tersier), diletakkan di urutan terakhir/belakang atau berada di belakang Sekat II.
KP KP02 KP0204 Usulan Formasi Pegawai Ditjen Sumber Daya Air Usulan Formasi Pegawai Ditjen Cipta Karya Usulan Formasi Pegawai Ditjen Bina Marga
b. Jika indeks berupa angka, folder disusun dari angka terkecil hingga angka terbesar.
11. MENYIMPAN ARSIP KE DALAM FILLING CABINET ATAU BOX FILE Sebelum memasukan folder ke filing cabinet disiapkan map gantung
a. Contoh Filing Cabinet
12. MEMBUAT DAFTAR ARSIP AKTIF Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas, yaitu:
a. Daftar Berkas Daftar berkas minimal memuat:
1) unit pengolah;
2) nomor berkas;
3) kode klasifikasi;
4) uraian informasi berkas;
Tahun 2023 Tahun 2024 Tahun 2025 KP KP02 KP0204 KP0103 folder berkas
5) kurun waktu;
6) jumlah; dan 7) keterangan.
Contoh:
b. Daftar Isi Berkas Daftar isi berkas minimal memuat:
1) nomor berkas;
2) nomor item arsip;
3) kode klasifikasi;
4) uraian informasi arsip;
5) tanggal;
6) jumlah; dan 7) keterangan.
Contoh:
C.
TATA CARA PENATAAN ARSIP INAKTIF A. Penataan Arsip Inaktif yang Belum Tertata
1. MEMILAH ARSIP Pemilahan arsip dilakukan dengan cara memisahkan antara arsip dengan dan non-arsip. Non-arsip seperti ordner, amplop, dan map dapat langsung dimusnahkan, sedangkan duplikasi arsip dibuatkan daftar arsip musnah yang disetujui oleh pencipta arsip, lalu dibuatkan bukti pemusnahan.
2. MENGELOMPOKKAN ARSIP Arsip dikelompokkan menurut asal-usul dan/atau kurun waktu penciptaannya. Arsip diciptakan oleh unit apa dan kapan penciptaannya.
Misalnya kepegawaian penciptaan tahun 2018, 2019, 2020, dan seterusnya.
3. MEMBERKASKAN ARSIP Pemberkasan arsip dilakukan berdasarkan rubrik, seri, atau dosir. Hasil pemberkasan disatukan dan diikat dengan menggunakan bando supaya arsip tersebut tidak tercampur dengan berkas lainnya. Terdapat tiga teknik pengelompokkan berkas arsip sebagai berikut:
a. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan urusan (dosir) diatur menurut urutan dasar proses kegiatan/pekerjaan.
Contoh: proses perencanaan hingga akhir kegiatan pembangunan infrastruktur.
b. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan masalah (rubrik) diatur menurut urutan pokok masalah.
Contoh: Arsip dengan indeks/hal yang sama dikelompokkan dalam satu kesatuan berkas. Arsip yang berkaitan dengan formasi kepegawaian diberkaskan dengan kode KP0103 yang berisi arsip usul formasi, arsip pembahasan formasi sampai dengan persetujuan formasi.
c. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan jenis (seri) diatur menurut urutan angka jika indeks berupa angka (naskah dinas arahan) dan menurut abjad jika indeks berupa huruf (personal file).
Contoh: urutan penomoran arsip pada produk hukum, seperti PERMEN PU Nomor 1 Tahun 2025, PERMEN PU Nomor 2 Tahun 2025, dan PERMEN PU Nomor 3 Tahun 2025.
Contoh:
4. MENDESKRIPSIKAN ARSIP Pendeskripsian arsip dilakukan dengan cara menulis deskripsi arsip di kartu fiches, yang terdiri atas nomor kartu fiches, pemilik arsip, pokok masalah, kode klasifikasi, indeks, uraian masalah/ringkasan, kurun waktu, tingkat perkembangan, jumlah, dan keterangan. Nomor kartu fiches merupakan nomor sementara.
Contoh:
5. MANUVER KARTU FICHES Manuver kartu fiches dilakukan apabila kartu-kartu tersebut belum dikelompokan sesuai dengan masalahnya atau kartu tersebut ditulis/dikerjakan lebih dari dua orang. Manuver kartu fiches dilakukan dengan cara mengelompokan kartu berdasarkan kode klasifikasi.
ARSIP HK Biro Umum 2018 - Pemilik Arsip : Biro Umum No. : Rs/1 - Pokok Masalah : HUKUM - Kode Klasifikasi Arsip : HK0101 - Judul/Indeks : Menteri PUPR - Isi Ringkasan : Peraturan Menteri PUPR No.... tentang ........
-Tingkat Perkembangan : Asli/Copy/Tembusan - Kurun Waktu : 2018 - Jumlah berkas : 1 berkas - Keterangan : Baik
6. MEMBUAT SKEMA ARSIP Pembuatan skema arsip berdasarkan pada manuver kartu fiches yang berpedoman pada klasifikasi arsip.
Contoh:
7. MEMBERIKAN NOMOR DEFINITIF Pemberian nomor definitif dilakukan dengan cara memberi nomor tetap pada kartu fiches yang tertera di ujung kanan atas.
Contoh:
8. MEMBUAT DAFTAR ARSIP Pembuatan daftar arsip dilakukan dengan cara mencantumkan informasi yang ada di dalam kartu fiches ke dalam daftar arsip sesuai dengan urutan skema arsip yang telah dibuat. Penomoran yang ada pada daftar arsip menjadi penomoran tetap, yaitu dengan menggunakan nomor definitif. Nomor sementara pada kartu fiches tidak berlaku lagi.
Pembuatan daftar arsip ini ditulis menggunakan pensil. Setelah proses SKEMA ARSIP
I HUKUM (HK)
01 Produk Hukum 0101 Produk Hukum Bersifat
Pengaturan
0102 Produk Hukum bersifat Penetapan
II HUBUNGAN LUAR NEGERI (HL)
01 Kerja sama Bilateral
0101 Pinjaman Luar Negeri
02 Kerja sama Multilateral
0201 Pinjaman Luar Negeri dst - Pemilik Arsip : Biro Umum No. : SRI/1 - Pokok Masalah : HUKUM - Kode Klasifikasi Arsip : HK 0101 - Judul/Indeks : Menteri PUPR - Isi Ringkasan : Peraturan Menteri PUPR No.... tentang ......
-Tingkat Perkembangan : Asli/Copy/Tembusan - Kurun Waktu : 2018 - Jumlah berkas : 1 berkas - Keterangan : Baik
penataan arsip inaktif ini selesai, daftar arsip dirapikan kembali dengan cara diketik ke dalam komputer.
Daftar arsip inaktif minimal memuat:
a. pencipta arsip;
b. unit pengolah;
c. nomor arsip;
d. kode klasifikasi;
e. uraian informasi arsip;
f. kurun waktu;
g. jumlah; dan
h. keterangan.
Contoh:
9. MEMBUNGKUS ARSIP Pembungkusan arsip dilakukan dengan mekanisme sebagai berikut:
a. Kertas pembungkus yang digunakan adalah jenis Samson ukuran plano 120cm x 90cm yang telah dibagi dalam tiga bagian sehingga masing-masing bagian berukuran 40cm x 90cm.
Contoh:
b. Arsip dibungkus sesuai dengan ketebalannya. Sisi kiri lebih pendek dari sisi kanan. Sisi atas sejajar dengan arsip. Sisi bawah disesuaikan dengan panjang arsip. Jika berlebih, dilipat ke arah atas. Pada sisi kiri diukur sesuai dengan ukuran arsip sehingga dapat menutupi bagian muka arsip. Pada sisi kanan, pembungkus dilipat ke arah kiri menutupi bagian muka arsip. Kemudian, jika sisi tersebut berlebih, dapat dilipat kembali. Setelah itu, arsip ditutup oleh kertas pembungkus di sisi kiri.
c. Setelah dibungkus, arsip diikat menggunakan tali rafia. Pengikatan tali rafia tidak boleh menggunakan ikatan mati agar ikatan mudah dibuka jika sewaktu-waktu arsip tersebut diperlukan.
10. MEMASUKKAN ARSIP DALAM BOKS ARSIP Setelah dibungkus arsip dimasukkan ke dalam boks arsip dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Pemberian keterangan pada kertas pembungkus ditulis pada pojok kiri atas ujung kertas. Keterangan yang diberikan antara lain kode klasifikasi, indeks atau judul, wilayah/provinsi arsip, dan tahun penciptaan. Nomor berkas dituliskan pada pojok kanan atas ujung kertas.
b. Arsip dimasukkan ke dalam boks arsip dengan posisi bagian muka pembungkus arsip menghadap keluar dan ujung kertas pembungkus berada di sisi atas. Boks arsip diberi ruang agar arsip mudah dikeluarkan jika sewaktu-waktu diperlukan. Kemudian, boks arsip ditutup dengan benar. Berkas arsip diletakkan secara berurutan di dalam boks arsip.
! !
Contoh:
11. MEMBERI LABEL BOKS ARSIP Boks arsip diberi label pada sisi kanan boks. Pemberian label diberi keterangan, yaitu nama unit kerja, kode klasifikasi/masalah, nomor boks, nomor berkas, dan tahun penataan.
Contoh:
12. MENATA BOKS ARSIP KE DALAM RAK/ROLL O’PACK Boks arsip ditata ke dalam rak arsip statis atau roll o’pack, lalu disusun berdasarkan unit kerja pencipta arsip, kode klasifikasi/masalah, nomor boks, nomor berkas, dan tahun penciptaan. Penataan boks arsip ke dalam rak arsip statis dimulai dari atas sisi kanan rak, lalu diteruskan ke sisi kiri. Untuk pengisian baris di bawahnya, juga dimulai dari sisi kanan rak, lalu diteruskan ke sisi kiri.
HK
1 Biro Umum 2018 Nomor Boks: … Masalah/subjek: … Nomor berkas … s.d. … Tahun …
a. Contoh rak arsip statis
b. Contoh Roll O’Pack
c. Contoh penempatan/penataan boks arsip pada rak arsip statis.
B. Penataan Arsip Inaktif yang Sudah Tertata
1. Pengaturan fisik Arsip;
Kegiatan pengaturan fisik arsip inaktif pada unit kearsipan diawali kegiatan pemeriksaan dan verifikasi arsip yang dipindahkan untuk memastikan kelengkapan arsip, kesesuaian fisik arsip dengan daftar arsip serta penyusunan daftar arsip inaktif.
2. Pengaturan fisik arsip dilakukan dengan kegiatan:
a. penataan arsip dalam boks;
b. penomoran boks dan pelabelan; dan
c. pengaturan penempatan boks pada tempat penyimpanan.
3. Penataan arsip dalam boks terdiri atas:
a. penataan arsip dikelompokkan berdasarkan media simpan dan sarana penyimpanannya; dan
b. menempatkan arsip pada boks dengan tetap mempertahankan penataan arsip ketika masih aktif (aturan asli) dan asal usul, serta menempatkan lembar tunjuk silang apabila diperlukan.
4. Tunjuk silang diperlukan apabila terdapat informasi arsip yang saling berhubungan antara satu unit kerja dengan unit kerja lainnya dan/atau arsip direkam pada media yang berbeda.
5. Penomoran boks dan pelabelan terdiri atas:
a. membuat label boks dengan mencatumkan lokasi simpan, nomor boks dan nomor folder secara konsisten.
b. Pemberian nomor boks dilakukan sesuai urutan nomor.
6. Pengaturan penempatan boks arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan prinsip asal usul diatur sebagai berikut:
a. setingkat unit kerja eselon I pada lembaga negara;
b. setingkat perangkat daerah.
7. Pengolahan informasi Arsip Pengolahan informasi arsip menghasilkan daftar informasi tematik yang paling sedikit memuat judul, pencipta arsip, uraian hasil pengolahan kurun waktu.
Pengolahan informasi arsip dilakukan untuk menyediakan bahan layanan informasi publik dan menghubungkan keterkaitan arsip dalam satu keutuhan informasi berdasarkan arsip yang dikelola di unit kearsipan.
8. Penyusunan daftar Arsip Inaktif.
Penyusunan daftar arsip inaktif pada unit kearsipan:
a. unit kearsipan membuat daftar arsip inaktif berdasarkan daftar arsip yang dipindahkan dari unit pengolah.
b. unit kearsipan mengolah daftar arsip inaktif dengan menambahkan informasi nomor definitif folder dan boks yang diurutkan sesuai dengan database daftar arsip inaktif masing-masing provenance pencipta arsip.
c. pembaharuan daftar arsip inaktif dilakukan setiap terjadi pemindahan, pemusanahan, dan penyerahan arsip paling sedikit satu tahun sekali.
Penyusunan daftar arsip inaktif memuat informasi tentang:
a. pencipta arsip;
b. unit pengolah;
c. nomor arsip;
d. kode klasifikasi;
e. uraian informasi arsip/berkas;
f. kurun waktu;
g. jumlah;
h. tingkat perkembangan;
i. keterangan (media arsip, kondisi, dll);
Contoh daftar arsip inaktif:
Daftar arsip inaktif digunakan sebagai sarana penemuan kembali arsip, dan sarana pengendalian arsip inaktif.
D.
ALIH MEDIA ARSIP DAN AUTENTIKASI ARSIP HASIL ALIH MEDIA
a. Tahapan dalam Melakukan Alih Media Arsip ke Bentuk Digital Tahapan dalam melakukan alih media arsip kertas ke dalam bentuk arsip digital adalah sebagai berikut:
1. Melakukan pengecekan awal terhadap arsip dan peralatan sebelum mengoperasikan peralatan;
2. Menyiapkan peralatan-peralatan yang digunakan yang terdiri atas:
a. perangkat keras (hardware), dan
b. perangkat lunak (software);
3. Melakukan proses pemindaian (scanning) dengan ketentuan:
a. menyiapkan arsip yang akan dialihmediakan;
b. membersihkan arsip dari kotoran dengan bahan pembersih;
c. meletakan arsip yang akan dialihmediakan pada scanner; dan
d. melakukan proses pemindaian arsip;
4. Memberikan watermark pada setiap halaman arsip hasil pemindaian.
Watermark berupa logo Kementerian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
5. Watermark diletakkan di tengah naskah dengan kadar transparansi maksimum 25%.
Contoh peletakkan watermark:
6. Memberikan nama file yang telah dialihmediakan dengan menuliskan nomor item dan deskripsi singkat maksimal 100 karakter.
Contoh:
01_Kepmen PU Pengawasan Kearsipan Th 2025 02_As Built Drawing Sekolah Rakyat Papua
7. Meregistrasi file hasil alih media
a. melakukan registrasi file hasil alih media ke media penyimpanan secara elektronik, dengan memberikan nomor berkas dan indeks; dan
b. membuat daftar arsip yang dialihmediakan.
8. Melakukan penyimpanan file hasil alih media.
Melakukan penyimpanan file hasil alih media ke dalam bentuk format file, seperti .JPEG, .GIF, .BMP, .PDF atau .TIFF.
9. Melakukan penyimpanan arsip hasil alih media pada tempat yang berbeda dengan penyimpanan arsip kertas yang dialihmediakan.
b. Tahapan dalam Melakukan Alih Media Arsip dari Media Digital ke Media Digital Lainnya (Konversi/Migrasi) Langkah-langkah reproduksi arsip video (back up/pencadangan) adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa kondisi arsip digital yang akan disalin/konversi/migrasi.
2. Memastikan arsip digital dapat dibuka dan dibaca.
3. Setelah dapat dibuka dan dibaca, arsip digital disalin/konversi/migrasi ke media digital lainnya.
4. Melakukan registrasi dengan memberi label berupa nomor berkas dan indeks pada salinan/konversi/migrasi arsip digital.
5. Membuat daftar arsip yang dialihmediakan.
6. Melakukan penyimpanan hasil salinan/konversi/migrasi arsip digital ke sarana penyimpanan arsip digital.
E.
TATA CARA PENGELOLAAN ARSIP VITAL A. Jenis Arsip Vital
1. Naskah dinas arahan (Peraturan dan Keputusan Menteri dan pejabat pimpinan tinggi madya yang autentik/asli (tanda tangan basah) mulai dari konsep pembahasan hingga penetapan dan masih berlaku;
2. Personal file;
3. Risalah rapat/pengarahan Menteri/pimpinan;
4. MoU dan perjanjian kerja sama yang strategis baik dalam maupun luar negeri yang masih berlaku;
5. Arsip yang berkaitan dengan aset/barang milik negara (sertifikat hak milik, BPKB);
6. Kontrak pekerjaan fisik dan gambar/as built drawing, dan dokumen lain yang menyertainya;
7. Arsip hak kekayaan intelektual/hak paten yang masih berlaku; dan
8. Arsip pembangunan bidang pekerjaan umum di wilayah perbatasan.
B. Prosedur Pengelolaan Arsip Vital
1. Identifikasi Identifikasi dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis Arsip Vital yang tercipta di unit kerja masing-masing.
2. Penataan Arsip Vital Penataan Arsip Vital dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
a. Pemeriksaan Dilakukan pemeriksaan kelengkapan berkas Arsip Vital yang akan ditata. Berkas Arsip yang lengkap harus menggambarkan proses kegiatan dari awal sampai akhir dan kondisi fisik berkas.
b. Menentukan Indeks Berkas Ditentukan kata tangkap (keyword) yang berupa nomor, nama lokasi, dan masalah atau subjek.
Contoh Indeks: SK Penempatan Rumah Jabatan.
c. Menggunakan tunjuk silang apabila ada berkas yang memiliki keterkaitan dengan berkas lainnya yang memiliki jenis media yang berbeda.
Contoh: Rancang Bangun Gedung Pusat Penyimpanan Arsip (Pusimpar) Kintaka Kementerian Pekerjaan Umum dengan dokumen perencanaan pembangunan gedung Pusat Penyimpanan Arsip (Pusimpar) Kintaka Kementerian Pekerjaan Umum.
d. Pelabelan Pemberian label pada sarana penyimpan Arsip meliputi:
2) Arsip disimpan pada folder untuk Arsip Vital yang menggunakan media kertas.
Contoh:
3) Arsip yang disimpan pada folder diberi label dicantumkan pada tab folder.
Contoh:
4) Arsip kartografi disimpan di lemari khusus Arsip kartografi yang memiliki karakteristik tidak mudah terbakar, kedap air, dan dapat dikunci.
Indeks : Rumah Jabatan
Judul : SK Penempatan Rumah Jabatan
Contoh Lemari Horizontal Cabinet
Contoh Lemari Vertical Cabinet
5) Dalam hal Arsip menggunakan media magnetic label, label dicantumkan dengan ketentuan sebagai berikut:
a) Untuk Arsip foto, label negative foto ditempel pada lajur atas plastik transparan, sedangkan label positive foto ditempel pada bagian belakang foto dan amplop atau pembungkus;
b) Untuk slide, label ditempelkan pada frame;
c) Untuk video dan film, label ditempelkan pada bagian luar dan lapisan transparan (seperti negative foto) dan pada wadahnya;
d) Untuk kaset/CD, label ditempelkan pada kaset/CD-nya dan wadahnya; dan e) Untuk Arsip media digital lainnya, label ditempelkan pada media tersebut.
e. Penempatan Arsip Kegiatan penempatan Arsip pada sarana penyimpanan dilaksanakan sesuai dengan jenis media Arsip.
1) Ruang Penyimpanan Arsip Vital disimpan di sentral arsip aktif (central file) atau di area ruang kerja pimpinan.
2) Filing Cabinet Filing cabinet adalah sarana untuk penyimpanan berkas Arsip Vital, memiliki karakteristik tidak mudah terbakar, kedap air, dan dapat dikunci.
Contoh:
3) Roll O Pack Roll o pack adalah lemari penyimpan arsip yang disusun sejajar dengan bantuan roda sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah, tidak mudah terbakar, kedap air, serta dapat dikunci.
Contoh:
4) Brankas Arsip Brankas Arsip berfungsi sebagai tempat penyimpanan Arsip penting dan rahasia. Selain itu, brankas Arsip juga berguna untuk mengantisipasi bahaya kebakaran.
Contoh:
3. Penyusunan Daftar Arsip Vital Penyusunan daftar Arsip Vital dilakukan dengan mengisi informasi tentang Arsip Vital pada tabel.
Contoh:
C. Pelindungan dan Pengamanan Arsip Vital
1. Metode pelindungan Arsip Vital yang dapat dilakukan meliputi:
a. Duplikasi Duplikasi dilakukan dengan metode digitalisasi khususnya terhadap Arsip aset dan Arsip produk hukum. Untuk Arsip Vital selain Arsip aset dan Arsip produk hukum, metode duplikasi yang dilakukan adalah dengan menciptakan salinan atau dengan melakukan alih media.
Penentuan kriteria Arsip Vital yang perlu dilakukan alih media
ditentukan oleh UK.
b. Pemencaran (Dispersal) Pemencaran Arsip Vital dilakukan dengan menyimpan Arsip hasil duplikasi ke unit kearsipan, sedangkan Arsip Vital yang asli disimpan di unit kerja pencipta Arsip Vital tersebut.
c. Peralatan Khusus (Vaulting) Pelindungan Arsip Vital dari musibah atau bencana dilakukan dengan menggunakan peralatan penyimpanan khusus, seperti: lemari besi, filing cabinet, dan sarana penyimpanan lain yang tahan api. Pemilihan sarana simpan tergantung pada jenis, media, dan ukuran Arsip.
Namun demikian, secara umum sarana tersebut memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat mungkin memiliki daya tahan minimal 4 (empat) jam tahan kebakaran), kedap air, dan bebas medan magnet untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik.
2. Pengamanan Fisik Arsip Vital Pengamanan fisik Arsip Vital dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi Arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/perusak Arsip.
Contoh pengamanan fisik Arsip Vital adalah sebagai berikut:
a. penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan Arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan untuk mengamankan Arsip dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan, dan lain-lain;
b. menempatkan Arsip Vital pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir;
c. struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan gempa, angin topan, dan badai; serta
d. penggunaan ruangan tahan api yang dilengkapi dengan peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran.
3. Pengamanan Informasi Arsip Dalam rangka Pengamanan Informasi dan layanan penggunaan Arsip Vital, pengolah Arsip Vital harus melakukan pengaturan sebagai berikut:
a. menjamin Arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak;
b. memberi kode rahasia pada Arsip Vital; dan
c. menentukan hak akses terhadap penggunaan Arsip Vital.
D. Penyelamatan dan Pemulihan Arsip Vital Penyelamatan dan pemulihan (recovery) Arsip Vital pasca bencana atau musibah dilakukan dengan langkah-langkah:
1. Penyelamatan/evakuasi Arsip Vital Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih parah diperlukan langkah-langkah penyelamatan Arsip Vital pasca musibah atau bencana sebagai merikut:
a. mengevakuasi Arsip Vital yang terkena bencana dan memindahkan ke tempat yang lebih aman;
b. mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami kerusakan, jumlah dan tingkat kerusakannya dengan mengacu pada daftar Arsip Vital; dan
c. memulihkan kondisi (recovery) baik untuk fisik arsip vitalnya maupun tempat penyimpanannya yang dapat dilakukan dalam bentuk rehabilitasi fisik arsip atau rekonstruksi bangunan.
2. Pemulihan (recovery) Arsip Vital
a. Stabilisasi dan pelindungan arsip yang dievakuasi.
Setelah terjadinya bencana segera mungkin dilakukan perbaikan terhadap kerusakan struktur bangunan atau kebocoran. Pengaturan stabilitas suhu udara dan kelembaban dapat dikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara atau menggunakan kipas angin. Apabila seluruh bangunan mengalami kerusakan, maka arsip yang sudah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat aman harus dijaga untuk mencegah kerusakan yang semakin parah, karena dalam waktu 48 (empat puluh delapan) jam arsip tersebut akan ditumbuhi jamur, yang kemudian akan segera membusuk dan hancur. Sedangkan dalam musibah kebakaran, kerusakan terhadap arsip dari jelaga, asap, racun, api, suhu udara yang sangat tinggi dan lain-lain, harus
dinetralisir sesegera mungkin dengan cara dijauhkan dari pusat bencana.
b. Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan yang berkaitan dengan operasional penyelamatan.
Penilaian dan pemeriksaan terhadap tingkat kerusakan dilakukan untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media atau peralatan apa yang terpengaruh dan ikut rusak, peralatan dan lain-lain termasuk memperhitungkan kebutuhan tenaga ahli dan peralatan untuk melakukan operasi penyelamatan.
c. Pelaksanaan penyelamatan 1) Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana besar Penyelamatan arsip vital yang disebabkan oleh bencana besar perlu dibentuk tim penyelamatan yang bertanggungjawab mengevakuasi dan memindahkan arsip ke tempat yang aman, melakukan penilaian tingkat kerusakan, mengatur proses penyelamatan termasuk tata caranya, penggantian shift, rotasi pekerjaan, dan mekanisme komunikasi dengan pihak-pihak terkait.
2) Pelaksanaan penyelamatan bencana yang berskala kecil Penyelamatan arsip vital yang disebabkan oleh bencana yang berskala kecil cukup dilakukan oleh unit fungsional dan unit terkait.
Misalnya musibah kebakaran yang terjadi di suatu kantor maka pelaksanaan penyelamatan dilakukan oleh unit kearsipan dibantu oleh unit keamanan dan unit pemilik arsip.
3) Prosedur pelaksanaan Pelaksanaan penyelamatan arsip yang disebabkan oleh bencana banjir dilakukan dengan cara:
a) Pengepakan yaitu kegiatan yang dilakukan sebelum melakukan pemindahan arsip dari lokasi bencana ke tempat yang aman.
Arsip yang terkena musibah sebelumnya perlu dibungkus dan diikat (dikemas) supaya tidak tercecer, baru kemudian dipindahkan;
b) Pembersihan yaitu memilah dan membersihkan arsip secara manual dari kotoran yang menempel pada arsip, kemudian disiram dengan cairan alkohol atau thymol supaya kotoran yang menempel pada arsip dapat terlepas dan arsipnya tidak lengket;
c) Pembekuan yaitu mendinginkan sampai ke tingkat suhu minus 40o (empat puluh derajat) celcius sehingga arsip mengalami pembekuan;
d) Pengeringan yaitu mengeringkan menggunakan vakum pengering atau kipas angin. Tidak dijemur dalam panas matahari secara langsung;
e) Penggantian arsip yang ada salinannya yang berasal dari tempat lain;
f) Penggandaan (back up) seluruh arsip yang sudah diselamatkan;
dan g) Memusnahkan arsip yang sudah rusak parah dengan membuat Berita Acara.
Sedangkan untuk volume arsip yang sedikit, cukup dilakukan dengan cara sederhana dengan tetap menjaga suhu antara 10o (sepuluh derajat) s.d. 17 (tujuh belas derajat) celcius dan tingkat kelembaban antara 25% s.d. 35% RH. Sedangkan penyelamatan arsip akibat musibah kebakaran hanya dilakukan terhadap arsip yang secara fisik dan informasi masih bisa dikenali. Pembersihan arsip dari asap atau jelaga dilakukan dengan cara manual.
d. Prosedur penyimpanan kembali Arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan kembali ketempat yang bersih dengan suhu dan kelembaban yang sesuai, dengan langkah-langkah:
1) Jika tempat penyimpanan arsip vital tidak mengalami kerusakan maka ruangan tersebut dibersihkan terlebih dahulu;
2) Penempatan kembali peralatan penyimpanan arsip vital;
3) Penempatan kembali arsip; dan 4) Arsip vital elektronik dalam bentuk disket, cakram digital (CD) disimpan di tempat tersendiri dan dilakukan format ulang dan dibuat duplikasinya.
e. Evaluasi Setelah selesai melakukan kegiatan pemulihan maka perlu dilakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan penyelamatan arsip vital dan penyusunan laporan. Kegiatan evaluasi juga akan bermanfaat untuk mempersiapkan kemungkinan adanya bencana di kemudian hari.
F.
PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA Pengelolaan Arsip Terjaga terdiri atas:
1. Identifikasi Identifikasi Arsip Terjaga dilaksanakan untuk menentukan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga dengan cara:
a. Analisis Fungsi Organisasi Analisis fungsi organisasi dilakukan untuk menentukan unit kerja yang memiliki potensi menciptakan arsip terjaga (berkaitan dengan bidang kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang strategis).
b. Pendataan Arsip Pendataan Arsip dilakukan dengan:
1) mengelompokan substansi informasi terhadap unit kerja yang menciptakan Arsip Terjaga;
2) pengelompokan substansi informasi sebagaimana dimaksud pada angka 1) dilakukan dengan menggunakan formulir pendataan arsip terjaga.
c. Pengolahan Data Pengolahan data dilakukan dengan menggunakan metode analisis hukum dan analisis risiko.
Analisis hukum dilaksanakan melalui kegiatan:
a. melakukan identifikasi peraturan perundang-undangan terkait dengan bidang kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang strategis.
b. melakukan analisis terkait dengan potensi tuntutan hukum yang akan timbul di kemudian hari.
Analisis risiko dilaksanakan dengan menafsirkan dampak kerugian yang timbul, antara lain:
a. kerugian materiil; dan
b. kerugian immaterial.
Contoh penyusunan hasil identifikasi Arsip Terjaga:
Keterangan petunjuk pengisian:
Kolom (1), diisi dengan nomor urut;
Kolom (2), diisi dengan judul dan uraian singkat yang menggambarkan isi dari jenis arsip;
Kolom (3), diisi dengan dasar pertimbangan penentuan arsip terjaga sesuai dengan peraturan perundang-undangan ataupun kebijakan lain yang ditentukan oleh pimpinan lembaga kearsipan;
Kolom (4), diisi dengan keterangan klasifikasi keamanan dan akses arsip (sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan biasa);
Kolom (5), diisi dengan nama unit kerja yang bertanggung jawab terhadap keutuhan, keamanan, dan keselamatan fisik dan informasi arsip;
Kolom (6), diisi dengan nama pejabat penanggungjawab pengelola arsip terjaga;
Kolom (7), diisi dengan keterangan atau informasi lain yang diperlukan, seperti kode klasifikasi ataupun lokasi simpan.
Contoh Formulir Pendataan Arsip:
Instansi
:
……………………….
(1)
……………………….
Unit Kerja :
……………………….
(2) ……………………….
Jenis/Seri Arsip :
……………………….
(3) ……………………….
Media Simpan :
……………………….
(4) ……………………….
Klasifikasi Keamanan dan Akses :
……………………….
(5) ……………………….
Volume :
……………………….
(6) ……………………….
Kurun Waktu :
……………………….
(7) ……………………….
Retensi :
……………………….
(8) ……………………….
Tingkat Perkembangan :
……………………….
(9) ……………………….
Kondisi Arsip :
……………………….
(10) ……………………….
Nama Pendataan :
……………………….
(11) ……………………….
Waktu Pendataan :
……………………….
(12)
……………………….
Keterangan Petunjuk Pengisian:
Kolom (1), diisi dengan nama instansi;
Kolom (2), diisi dengan nama unit kerja;
Kolom (3), diisi dengan judul atau uraian singkat yang menerangkan isi dari jenis arsip;
Kolom (4), diisi dengan jenis media simpan arsip, seperti tekstual, kartografi, audio visual, elektronik dan digital;
Kolom (5), diisi dengan tingkat klasifikasi keamanan dan akses arsip, yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan biasa/terbuka;
Kolom (6), diisi dengan jumlah arsip yang tersimpan, seperti lembar, berkas, meter lari dan sejenisnya;
Kolom (7), diisi dengan keterangan masa/kurun waktu arsip tersebut tercipta;
Kolom (8), diisi dengan status masa simpan arsip, seperti permanen atau musnah;
Kolom (9), diisi dengan tingkat perkembangan arsip, seperti asli, Salinan, tembusan, petikan, dan hasil penggandaan (kopi);
Kolom (10), diisi dengan keterangan kondisi fisik arsip, seperti baik, perlu perbaikan, dan rusak;
Kolom (11), diisi dengan nama petugas pendata arsip terjaga;
Kolom (12), diisi dengan tanggal waktu pendataan arsip terjaga.
2. Pemberkasan Pemberkasan Arsip Terjaga harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
a. Pemberkasan dilakukan berdasarkan sistem subjek (kelompok masalah).
b. Arsip ditata berdasarkan subjek dengan menggunakan klasifikasi arsip sebagai panduan pengelompokannya.
c. Prosedur pemberkasan terdiri atas pemeriksaan, penentuan indeks (indexing), pengodean, pemberian tunjuk silang, penyortiran, pelabelan berkas, dan penataan.
d. Pemeriksaan meliputi kegiatan memeriksa kelengkapan berkas dan memperhatikan apakah terdapat tanda perintah (disposisi) pimpinan untuk menyiapkan berkas.
e. Penentuan indeks (indexing) pada arsip dilakukan dengan cara menentukan kata tangkap (keyword) terhadap informasi arsip yang akan disimpan sebagai judul berkas. Indeks dari informasi berkas sebagai subjek pokok dicantumkan pada folder dan tab guide. Indeks dapat berupa nama orang, lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah, dan kurun waktu.
f. Menuliskan kode klasifikasi terhadap kata tangkap yang digunakan sebagai indeks di sudut kanan atas arsip;
g. Menulis kode untuk fungsi (primer) pada bagian depan dengan huruf kapital sesuai dengan klasifikasi Arsip. Untuk kegiatan (sekunder) ditulis dengan kode angka dan diletakkan setelah kode huruf kapital. Untuk
kode transaksi (tersier) ditulis dengan kode angka dan diletakkan di belakang kode kegiatan (sekunder).
Contoh:
Surat tentang Permohonan Kerja Sama Infrastruktur Luar Negeri Kodenya : Primer : HL (Hubungan Luar Negeri)
Sekunder : 01 (Kerja sama Bilateral)
Tersier : 05 (Kerja Sama Infrastruktur Luar Negeri)
Indeks :
0105 (Kerja Sama Infrastruktur Luar Negeri Tahun 2024)
h. Pemberian tunjuk silang diperlukan apabila ditemukan informasi yang terkandung dalam suatu berkas lebih dari satu subjek atau subsubjek atau memiliki lebih dari satu peristilahan dan mempunyai arti yang sama.
Contoh:
FORMULIR TUNJUK SILANG Indeks:
Kerja Sama Infrastruktur Luar Negeri Kode:
HL0105 Tanggal No : 22 Desember 2024 : HL0105-Sj/… Lihat: Kerja Sama Infrastruktur Luar Negeri Indeks:
Kerja Sama Infrastruktur Luar Negeri Kode:
HL0105 Tanggal No : 22 Desember 2024 : HL0105-Sj/…
i. Penyortiran berkas berdasarkan kode klasifikasi yang telah dituliskan di sudut kanan kertas.
Penyortiran dilakukan pada saat berkas dimasukkan ke dalam folder untuk memudahkan pelabelan dan penataan berkas di tempat penyimpanannya.
j. Kegiatan pemberian tanda pengenal berkas pada tab folder, ditulis dengan ukuran label yang sesuai dengan ukuran tab folder dan guide.
Label diketik judul berkas. Indeks yang telah ditetapkan serta kode klasifikasi selanjutnya ditempel pada guide atau tab folder berkas yang akan disimpan.
Contoh:
k. Penyimpanan berkas dilakukan dengan menggunakan sarana dan prasarana kearsipan yang terdiri atas filling cabinet, guide/sekat, dan folder. Folder yang berisi berkas dan telah diberi indeks dan kode klasifikasi ditata atau dimasukkan di belakang guide/sekat dalam filling cabinet sesuai dengan klasifikasi subjek dan perinciannya. Penataan berkas menggunakan sistem subjek/masalah dengan menggunakan klasifikasi arsip sebagai dasar penataan.
HL tanda pengenal berkas/ label pada tab folder HL0105 HL01 tanda pengenal berkas/ label pada tab guide/sekat, berupa kode klasifikasi lengkap HL0105
Contoh:
a. Filing Cabinet
b. Sekat atau Guide: Pembatas antar file
c. Folder
KP KP01 KP0103 Sekat I (Guide Premier), diberi keterangan mengenai masalah pertama (pokok masalah).
Sekat II (Guide Sekunder), diberi keterangan mengenai sub masalah (sub masalah).
Sekat III (Guide Tersier), diberi keterangan mengenai sub-sub masalah (sub- sub masalah).
KP KP02 KP0204
3. Pelaporan
a. Pelaporan Arsip Terjaga dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut:
1) menyiapkan daftar Arsip Terjaga;
2) menyiapkan salinan autentik Arsip Terjaga; dan 3) melaporkan Arsip Terjaga kepada ANRI.
b. Penyiapan daftar Arsip Terjaga terdiri atas penyiapan daftar berkas arsip terjaga dan daftar isi berkas arsip terjaga.
Contoh:
1) Daftar berkas Arsip Terjaga No.
Nomor Berkas Unit Pengolah Uraian Informasi Berkas Kurun Waktu Jumlah Keterangan
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
Keterangan Petunjuk Pengisian:
Kolom (1), diisi dengan nomor urut;
Kolom (2), diisi dengan nomor berkas dari arsip terjaga;
Kolom (3), diisi dengan nama unit pengolah yang menciptakan arsip terjaga;
Kolom (4), diisi dengan uraian informasi dari berkas arsip terjaga;
Kolom (5), diisi dengan masa/kurun arsip terjaga yang tercipta;
Kolom (6), diisi dengan jumlah banyaknya arsip terjaga dalam satuan yang sesuai dengan jenis arsip terjaga;
Kolom (7), diisi dengan keterangan spesifik dari jenis arsip terjaga, seperti tekstual, kartografi, audio visual, elektronik dan digital.
2) Daftar isi berkas Arsip Terjaga Nama Unit Pengolah: ……(a)…… No.
Nomor Berkas Nomor Item Arsip Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Keterangan
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
Keterangan Petunjuk Pengisian:
Kolom (a), diisi dengan nama unit kerja yang menciptakan arsip terjaga;
Kolom (1), diisi dengan nomor urut;
Kolom (2), diisi dengan nomor berkas dari arsip terjaga;
Kolom (3), diisi dengan nomor item arsip;
Kolom (4), diisi dengan uraian informasi arsip dari setiap berkas arsip terjaga;
Kolom (5), diisi dengan tanggal arsip terjaga itu tercipta;
Kolom (6), diisi dengan jumlah banyaknya arsip terjaga dalam satuan sesuai jenis arsip terjaga;
Kolom (7), diisi dengan keterangan spesifik dari jenis arsip terjaga, seperti tekstual, kartografi, audio visual, elektronik dan digital.
c. Pelaporan Arsip Terjaga berupa daftar berkas Arsip Terjaga dan daftar isi berkas Arsip Terjaga disampaikan dalam bentuk softcopy dan hardcopy;
d. Pelaporan arsip terjaga ke ANRI dilaksanakan paling lama 1 tahun setelah kegiatan dengan ketentuan:
1) secara manual, laporan disampaikan secara tertulis melalui surat yang ditujukan kepada Kepala ANRI;
2) secara elektronik, laporan disampaikan melalui Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) dengan cara menginput Daftar Berkas Arsip Terjaga dan Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga.
4. Penyerahan Penyerahan Arsip Terjaga dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut:
a. salinan autentik naskah asli Arsip Terjaga dalam bentuk softcopy dan hardcopy diserahkan kepada ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan.
b. penyerahan salinan autentik naskah asli Arsip Terjaga oleh Pencipta Arsip kepada ANRI dilengkapi dengan berita acara penyerahan salinan autentik Arsip Terjaga.
Contoh:
c. Penyerahan naskah asli Arsip Terjaga kepada ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan.
d. Penyerahan naskah asli Arsip Terjaga oleh Pencipta Arsip kepada ANRI dilengkapi dengan berita acara penyerahan naskah asli Arsip Terjaga.
BERITA ACARA PENYERAHAN SALINAN AUTENTIK ARSIP TERJAGA Nomor: …………….
Pada hari ini .................... tanggal .................... bulan .....................tahun ..................., bertempat di ....................., kami yang bertanda tangan di bawah ini:
1 Nama : ……………………………..
Jabatan : ……………………………..
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama…………………………….., yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA 2 Nama : ……………………………..
Jabatan : ……………………………..
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA (ANRI), yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA Menyatakan telah melakukan penyerahan arsip terjaga seperti yang tercantum dalam Daftar Penyerahan Arsip Terjaga terlampir untuk disimpan di ANRI sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
… (tempat)…, …(tanggal)… PIHAK PERTAMA
PIHAK KEDUA Pimpinan Pencipta Arsip
Kepala ANRI
ttd
ttd (nama jelas)
(nama jelas)
G.
TATA CARA PENYUSUTAN ARSIP Penyusutan Arsip meliputi pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan.
1. Pemindahan Arsip Inaktif Pemindahan Arsip Inaktif dilakukan secara berjenjang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing unit, dimulai dari UP ke UK II/UK III, UK III ke UK II, dan UK II ke UK I.
a. Pemindahan Arsip Inaktif dari UP ke UK II/UK III 1) Pemindahan arsip yang telah memasuki masa retensi inaktif harus sesuai dengan Peraturan Menteri tentang Jadwal Retensi Arsip.
2) Arsip yang dipindahkan harus dalam keadaan tertata dan terdata di Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan.
3) Tim yang menangani kearsipan di UK II/UK III melakukan uji petik kesesuaian antara arsip yang dipindahkan dengan Daftar Arsip Inaktif.
4) Pelaksanaan pemindahan arsip dilakukan dengan penandatangan berita acara pemindahan Arsip dengan melampirkan Daftar Arsip Inaktif.
5) Berita acara pemindahan Arsip dan Daftar Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada angka 4) ditandatangani oleh pimpinan UP selaku pencipta arsip dan pimpinan UK II/UK III selaku pihak yang menerima arsip.
b. Pemindahan Arsip Inaktif dari UK III ke UK II:
1) Pemindahan arsip yang telah memasuki masa retensi inaktif harus sesuai dengan Peraturan Menteri tentang Jadwal Retensi Arsip.
2) Arsip inaktif sebelum dipindahkan ke UK II harus dalam keadaan sudah tertata dan terdata di Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan.
3) Tim yang menangani kearsipan di UK II melakukan uji petik kesesuaian antara arsip yang dipindahkan dengan Daftar Arsip Inaktif.
4) Pelaksanaan pemindahan dilakukan dengan penandatanganan berita acara pemindahan Arsip Inaktif dengan melampirkan Daftar Arsip Inaktif.
5) Berita acara pemindahan Arsip dan Daftar Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada angka 4) ditandatangani oleh pimpinan UK III selaku pencipta arsip dan pimpinan UK II selaku pihak yang menerima arsip.
c. Pemindahan Arsip Inaktif dari UK II ke UK I:
1) Pemindahan arsip yang telah memasuki masa retensi Inaktif dan berketerangan permanen berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA) Kementerian.
2) Arsip Inaktif sebelum dipindahkan ke UK I harus dalam keadaan sudah tertata dan terdata di Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan.
3) Tim yang menangani kearsipan di UK I melakukan uji petik kesesuaian antara arsip yang dipindahkan dengan Daftar Arsip Inaktif.
4) Pemindahan arsip ke UK I wajib disertai dengan hasil alih media yang terdiri atas berita acara alih media, Daftar Arsip yang dialihmediakan, dan autentikasi terhadap arsip yang dialihmediakan.
5) Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif dilakukan dengan penandatangan berita acara pemindahan Arsip dengan melampirkan Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan.
6) Berita acara pemindahan arsip dan Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan sebagaimana dimaksud pada angka 5) ditandatangani oleh pimpinan UK II selaku pencipta Arsip dan pimpinan UK I selaku pihak yang menerima Arsip.
Contoh Format Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
a. Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif dari UP ke UK II/UK III
BERITA ACARA NOMOR … (dari Pihak Pertama)
Pada hari …, tanggal …, bulan …, tahun …, kami masing- masing:
1. ............... (nama pejabat Unit Pengolah), ...............
(jabatan), selanjutnya disebut Pihak Pertama.
dan
2. ............... (nama pejabat Unit Kearsipan II atau III), ............... (jabatan), selanjutnya disebut Pihak Kedua, telah melaksanakan
a. Pemindahan arsip inaktif sebanyak (…)** berkas dan (…)** boks dalam kondisi ...(diisi sesuai kondisi).
b. Selanjutnya pengolahan arsip termasuk penyimpanan dan pemeliharaan akan dilakukan oleh Unit Kearsipan II/Unit Kearsipan III* sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Dibuat di …
Pihak Kedua, Pihak Pertama,
(Nama Pejabat)
(Nama Pejabat)
* diisi dengan nama Unit Pengolah dan Unit Kearsipan II atau III ** diisi jumlah (berkas dan boks)
KOP SURAT UNIT PENGOLAH LOGO
b. Berita Acara Pemindahan Arsip inaktif dari UK III ke UK II
BERITA ACARA NOMOR … (dari Pihak Pertama)
Pada hari …, tanggal …, bulan …, tahun …, kami masing- masing:
1. ............... (nama pejabat Unit Kearsipan III), ...............
(jabatan), selanjutnya disebut Pihak Pertama.
dan
2. ............... (nama pejabat Unit Kearsipan II ), ...............
(jabatan), selanjutnya disebut Pihak Kedua, telah melaksanakan
a. Pemindahan arsip inaktif sebanyak (…)** berkas dan (…)** boks dalam kondisi ...(diisi sesuai kondisi).
b. Selanjutnya pengolahan arsip termasuk penyimpanan dan pemeliharaan akan dilakukan oleh Unit Kearsipan II * sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Dibuat di …
Pihak Kedua, Pihak Pertama,
(Nama Pejabat)
(Nama Pejabat)
* diisi dengan nama Unit Kearsipan II ** diisi jumlah (berkas dan boks)
KOP SURAT UNIT KEARSIPAN III LOGO
c. Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif dari UK II ke UK I
BERITA ACARA NOMOR … (dari Pihak Pertama)
Pada hari …, tanggal …, bulan …, tahun …, kami masing- masing:
1. ............... (nama pejabat Unit Kearsipan II), ...............
(jabatan), selanjutnya disebut Pihak Pertama.
dan
2. ............... (nama pejabat Unit Kearsipan I ), ...............
(jabatan), selanjutnya disebut Pihak Kedua, telah melaksanakan
a. Pemindahan arsip inaktif sebanyak (…)** berkas dan (…)** boks dalam kondisi ...(diisi sesuai kondisi).
b. Selanjutnya pengolahan arsip termasuk penyimpanan dan pemeliharaan akan dilakukan oleh Unit Kearsipan I * sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Dibuat di …
Pihak Kedua, Pihak Pertama,
(Nama Pejabat)
(Nama Pejabat)
* diisi dengan nama Unit Kearsipan I ** diisi jumlah (berkas dan boks)
KOP SURAT UNIT KEARSIPAN II LOGO
2. Pemusnahan Arsip Prosedur Pemusnahan Arsip dilaksanakan sebagai berikut:
a. Pembentukan Panitia Penilai Panitia penilai pemusnahan Arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta Arsip.
b. Penyeleksian Arsip 1) memeriksa kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi Arsip dengan mempertimbangkan konteks, isi, dan struktur;
2) menyiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk proses serah terima arsip, seperti boks, sampul pembungkus arsip/folder, dan label;
3) memilah dan membungkus arsip dengan kertas kising atau sampul pembungkus dan memberi label dengan keterangan nama/kode, seperti nama pencipta arsip, nomor arsip, dan nomor boks;
4) menata arsip ke dalam boks berdasarkan nomor arsip;
5) memberi label pada boks dengan keterangan nama pencipta arsip, tahun penciptaan arsip, nomor arsip, dan nomor boks; serta 6) membuat Daftar Arsip Usul Musnah (DAUM).
Contoh Format Daftar Arsip Usul Musnah NO JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH TINGKAT PERKEMBANGAN KETERANGAN
c. Penilaian oleh Panitia Penilai Arsip Panitia penilai arsip melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah dan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip. Hasil penilaian tersebut dituangkan dalam pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip atau biasa disebut surat pertimbangan panitia penilai arsip.
d. Permohonan Persetujuan Pemusnahan kepada ANRI UK I mengajukan surat permohonan persetujuan pemusnahan arsip kepada Kepala ANRI dengan dilengkapi:
1) Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip instansi;
2) Daftar Arsip Usul Musnah dalam bentuk hardcopy atau softcopy;
e. Penetapan Arsip yang akan Dimusnahkan Setelah mendapatkan persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala ANRI secara tertulis, pimpinan UK I atau pelaksana UK I MENETAPKAN arsip yang akan dimusnahkan.
SURAT PERTIMBANGAN PANITIA PENILAI ARSIP
Berkenaan dengan permohonan persetujuan pemusnahan arsip di ……..(Nama Unit Pencipta Arsip)… berdasarkan Surat …….(Pejabat Pengirim Surat)………Nomor:…………….tanggal……., dalam hal ini telah dilakukan penilaian dari tanggal……………….s/d………….., terhadap:
a.! Arsip………………………………………
b.! Milik instansi……………………………….
Dengan menghasilkan pertimbangan menyetujui usulan pemusnahan arsip sebagaimana terlampir, namun ada beberapa berkas yang dipertimbangkan agar tidak dimusnahkan karena mempunyai nilai sekunder sebagaimana terlampir.
Demikian pertimbangan panitia penilai, dengan harapan permohonan persetujuan usul pemusnahan arsip dapat ditindaklanjuti dengan cepat melalui prosedur yang telah ada.
Nama kota, tanggal, bulan, tahun
1. ( Ketua )
...………………………………… (…NIP…,…jabatan…………)
2. Anggota
…………………………………… (…NIP…,…jabatan…………)
3. Anggota
…………………………………… (…NIP…,…jabatan…………)
4. Anggota
…………………………………… (…NIP…,…jabatan…………)
5. Anggota
…………………………………… (…NIP…,…jabatan…………)
LOGO
KOP SURAT UNIT KEARSIPAN KEMENTERIAN
f. Pelaksanaan Pemusnahan Arsip 1) Dilakukan pemusnahan arsip dengan membuat Berita Acara Pemusnahan beserta Daftar Arsip Usul Musnah yang dibuat rangkap 2 (dua). Berita Acara tersebut ditandatangani oleh Pimpinan UK I atau yang mewakili/hadir saat pemusnahan, pimpinan UK II, UK III atau UP yang arsipnya akan dimusnahkan, dan oleh saksi yang berjumlah minimal 2 (dua) orang dari pejabat bidang hukum di unit kerja di Sekretariat Jenderal yang memiliki tugas dan fungsi penyusunan peraturan perundang-undangan atau pejabat bidang pengawasan di unit organisasi yang memiliki tugas dan fungsi pengawasan internal di lingkungan Kementerian.
2) Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi bentuk arsip baik fisik maupun informasinya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara, antara lain:
(a) pembakaran;
(b) pencacahan;
(c) penggunaan bahan kimia;
(d) pulping; atau (e) cara-cara lain yang memenuhi kriteria yang disebut dengan istilah musnah.
g. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip.
h. Pelaksanaan pemusnahan arsip meliputi proses administrasi dan teknis yang menjadi tanggung jawab UK I.
3. Penyerahan Arsip Statis Penyerahan Arsip Statis dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Pembentukan Panitia Penyerahan Arsip Statis Panitia penilai penyerahan Arsip Statis ditetapkan oleh pimpinan UK I.
b. Penyeleksian Arsip 1) Memeriksa kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi arsip statis dengan mempertimbangkan konteks, isi, dan struktur dengan ketentuan sebagai berikut:
a) Apabila hasil verifikasi menunjukkan arsip tidak lengkap, UK I meminta Pencipta Arsip untuk melengkapi arsip statis dan/atau membuat pernyataan tentang kondisi arsip statis.
b) Apabila arsip statis yang diakuisisi tidak ditemukan aslinya, Pimpinan Pencipta Arsip harus melakukan autentikasi ke UK I.
2) Menyiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk proses serah terima Arsip, seperti boks, sampul pembungkus Arsip/folder, dan label;
3) Memilah dan membungkus Arsip dengan kertas samson atau sampul pembungkus dan memberikan label dengan keterangan nama/kode seperti nama pencipta Arsip, nomor Arsip, dan nomor boks;
4) Menata Arsip ke dalam boks berdasarkan nomor Arsip;
5) Memberi label pada boks, dengan keterangan nama pencipta Arsip, tahun penciptaan Arsip, nomor Arsip, dan nomor boks; dan 6) Membuat Daftar Arsip Usul Serah.
Hasil penyeleksian Arsip dituangkan dalam daftar Arsip usul serah.
c. Penilaian oleh Panitia Panitia melakukan penilaian arsip sesuai dengan JRA apabila pemeriksaan fisik arsipnya telah lengkap dengan cara melakukan pemeriksaan fisik Arsip berdasarkan daftar Arsip usul serah. Hal-hal yang diserahkan antara lain:
!"#A"%&"%DEF&*D*H&DI%"-& ! !"# AB!&'#E)'&G# HEIJ!# H&!KLEH# GB)LBMNE!KE!# !"O#N"L'# AJMPEI# LBH# # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # #
1) Arsip a) Fisik Arsip mudah dikenali baik bentuk dan media maupun kuantitas/jumlah Arsip;
b) Fisik Arsip sudah dalam keadaan tertata dalam boks Arsip ataupun media simpan lain sesuai bentuk dan media Arsip;
c) Fisik Arsip dalam boks atau media simpan lain sudah dilengkapi dengan identitas asal pencipta Arsip, kurun waktu penciptaan Arsip, nomor Arsip, dan nomor boks.
2) Daftar Arsip Statis Yang Diserahkan a) Mempunyai identitas nama dan alamat asal pencipta Arsip; dan b) Memuat jenis/seri Arsip, kurun waktu, jumlah, dan tingkat perkembangan.
d. Melaksanakan koordinasi antara ANRI, UK I, dan Unit Kerja Selaku Pencipta Arsip untuk:
1) Penyiapan naskah berita acara serah terima Arsip Statis;
2) Penyiapan tempat melakukan penandatanganan naskah berita acara serah terima Arsip Statis;
3) Menentukan waktu penandatanganan naskah berita acara serah terima Arsip Statis;
4) Menentukan pihak-pihak yang akan diundang dalam penandatanganan naskah berita acara serah terima Arsip Statis;
5) Menjadwalkan proses pengiriman/pengangkutan Arsip Statis dari pencipta Arsip ke lembaga kearsipan.
e. Membuat berita acara serah terima Arsip Statis dengan memperhatikan hal sebagai berikut:
1) Apabila diperlukan dilengkapi dengan klausul perjanjian antara kedua pihak khususnya mengenai hak akses Arsip;
2) Berita Acara berjumlah rangkap dua, masing-masing disimpan oleh pihak pencipta Arsip dan penerima lembaga kearsipan;
3) Berita Acara ditandatangani dengan tinta warna hitam oleh kedua belah pihak; dan 4) Berita Acara yang telah ditandatangani, diberi cap dinas dari pencipta arsip dan lembaga kearsipan.
f. Penyerahan fisik Arsip Statis dilaksanakan setelah penandatanganan naskah berita acara serah terima Arsip Statis. Adapun langkah- langkahnya sebagai berikut:
1) Menentukan jadwal penyerahan Arsip dari tempat penyimpanan arsip di lingkungan pencipta Arsip;
2) Pencipta Arsip berkoordinasi dengan lembaga kearsipan mengenai lokasi penyerahan Arsip;
3) Mempersiapkan kendaraan angkutan Arsip yang representatif, sehingga penyerahan Arsip Statis dapat terjamin keselamatan dan keamanannya;
4) Sebelum penyerahan dilaksanakan, panitia harus memeriksa kembali ketepatan jumlah fisik Arsip dan jenis Arsip yang akan dikirim.
g. Penyerahan fisik arsip statis harus disertai daftar arsip statis yang diserahkan, dilengkapi dengan daftar pengiriman fisik arsip statis dengan penjelasan:
1) Daftar pengiriman Arsip dibuat rangkap 2 (dua). Daftar 1 untuk lembaga kearsipan dan daftar 2 untuk pencipta Arsip; dan 2) Pengiriman Arsip Statis paling lambat 1 (satu) minggu setelah penandatanganan naskah berita acara serah terima Arsip Statis.
Contoh daftar pengiriman Arsip Statis
DAFTAR PENGIRIMAN ARSIP STATIS
Nama Instansi : …………………
No. Pengiriman : ………………… Seri dan Judul : …………………
Tanggal : …………………
NOMOR BOKS
NOMOR ARSIP
JUDUL DESKRIPSI
JUMLAH
KURUN WAKTU
KET.
1 2 3 4 5 6
H.
PERALATAN PENYIMPANAN ARSIP AKTIF DAN ARSIP INAKTIF A. Peralatan Arsip Aktif
1. Map arsip (Folder)
2. Sekat (Guide)
3. Filing Cabinet
4. Kotak penyimpanan arsip (Box File)
Spesifikasi:
Bahan : Karton Manila Ukuran (cm) : a = 36
b = 26
c = 9
d = 2
e = 27
f = 24 a b c d e f Spesifikasi:
Bahan : Karton Ukuran (cm) : a = 35,5
b = 24
c = 7,5
d = 2
e = 28
f = 26 a b c d f e Spesifikasi:
Bahan : Besi Ukuran : 133,7(T) x 45,7(L) x 62(D) cm Berat : 50 kg Spesifikasi:
Ukuran : 110 X 260 X 320 mm
5. Masker
6. Sarung Tangan Karet
7. Lemari Besi
B. Peralatan Arsip Inaktif
1. Rak Arsip Statis
Spesifikasi:
Minimal 3 lapisan
Sarung tangan tahan terhadap asam dan basa. Fleksibilitas tinggi membuatnya tidak mudah robek Spesifikasi:
Kapasitas : 150 kg Ukuran : P 100 x L 50 (1 Tulang) x T 200 cm Spesifikasi:
P 400 x L 900 x T 1850 mm
2. Lemari arsip bergerak (Roll O’pack)
3. Boks Arsip
4. Kertas Samson
5. Masker
UKURAN PANJANG (cm) LEBAR (cm) TINGGI (cm) Boks Arsip Kecil 37 9 27 Boks Arsip Besar 37 19 27 Spesifikasi:
Bahan : Besi tahan panas Ukuran : P 2500 x L 1000 x T 2200 mm
Spesifikasi:
Spesifikasi:
Jenis : Samson Ultima Ukuran : Plano 90 x 120 cm
Isi : 500 lembar/rim Ketebalan : 90 gram Spesifikasi:
Minimal 3 lapisan
6. Sarung Tangan Karet
MENTERI PEKERJAAN UMUM REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
DODY HANGGODO
Spesifikasi:
Sarung tangan tahan terhadap asam dan basa.
Fleksibilitas tinggi membuatnya tidak mudah robek