Peraturan Menteri Nomor 3 Tahun 2024 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Transmigrasi

PERMEN Nomor 3 Tahun 2024

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Konten ini bukan nasihat hukum. Selalu rujuk sumber resmi untuk kepastian hukum.

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Transmigrasi dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dalam media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 4. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 5. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 6. Lambang Negara Kesatuan Republik INDONESIA yang selanjutnya disebut Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika. 7. Kop Amplop Naskah Dinas adalah kepala amplop Naskah Dinas yang menunjukkan jabatan atau nama Kementerian Transmigrasi yang ditempatkan di bagian atas amplop Naskah Dinas. 8. Kop Naskah Dinas adalah kepala surat yang terdiri dari logo Kementerian Transmigrasi, nama dan alamat yang meliputi nama jalan, nomor, kode pos, nomor telepon, faksimili, surat elektronik, dan situs web. 9. Kop Naskah Dinas Menteri yang selanjutnya disebut Kop Menteri adalah bagian dari kepala Naskah Dinas yang memuat lambang negara berwarna emas dan nama jabatan Menteri Transmigrasi yang diletakkan secara simetris. 10. Logo Kementerian Transmigrasi yang selanjutnya disebut Logo adalah gambar atau huruf sebagai identitas Kementerian Transmigrasi. 11. Unit Kearsipan adalah satuan kerja di lingkungan Kementerian Transmigrasi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan dan pembinaan pengelolaan kearsipan secara berjenjang di unit kerja/unit pengolah; 12. Unit Kerja adalah bagian dari unit organisasi di lingkungan Kementerian Transmigrasi yang dipimpin oleh pejabat pimpinan tinggi pratama. 13. Unit Pengolah adalah unit kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip. 14. Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang transmigrasi. 15. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang transmigrasi.

BAB 1

Umum

Pasal 5

Koreksi

(1) Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a merupakan Naskah Dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan di lingkungan Kementerian. (2) Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. Naskah Dinas pengaturan; b. Naskah Dinas penetapan; dan c. Naskah Dinas penugasan.

Pasal 6

Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) huruf a terdiri atas: a. peraturan perundang-undangan; b. instruksi; c. surat edaran; dan d. standar operasional prosedur.

Pasal 7

Penyusunan Naskah Dinas peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai pembentukan peraturan perundang- undangan.

Pasal 8

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk atau arahan mengenai pelaksanaan kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan. (2) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Menteri.

Pasal 9

Naskah asli dan salinan instruksi yang ditandatangani sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) harus disimpan sebagai pertinggal di Unit Pengolah.

Pasal 10

(1) Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf c merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan mengenai hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. (2) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Menteri. (3) Penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan tinggi madya sesuai kewenangannya dan substansi surat edaran. (4) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) didistribusikan dan diikuti dengan tindakan pengendalian.

Pasal 11

Naskah asli dan salinan surat edaran yang ditandatangani sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) harus disimpan sebagai pertinggal di Unit Pengolah.

Pasal 12

(1) Standar operasional prosedur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf d merupakan Naskah Dinas yang memuat serangkaian petunjuk mengenai cara dan urutan kegiatan tertentu. (2) Standar operasional prosedur sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertujuan untuk: a. menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat penyampaian petunjuk; b. memudahkan pekerjaan; c. memperlancar dan menyeragamkan pelaksanaan kegiatan; dan d. meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf dan unsur pelaksana. (3) Standar operasional prosedur sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pejabat sesuai dengan kewenangannya. (4) Susunan dan bentuk standar operasional prosedur sebagaimana dimaksud pada ayat (3) di lingkungan Kementerian disusun sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 13

Naskah asli standar operasional prosedur yang ditandatangani sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (3) harus disimpan sebagai pertinggal di Unit Pengolah.

BAB 2

Naskah Dinas Pengaturan

Pasal 6

Koreksi

Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) huruf a terdiri atas: a. peraturan perundang-undangan; b. instruksi; c. surat edaran; dan d. standar operasional prosedur.

Pasal 7

Koreksi

Penyusunan Naskah Dinas peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai pembentukan peraturan perundang- undangan.

Pasal 8

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk atau arahan mengenai pelaksanaan kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan. (2) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Menteri.

Pasal 9

Naskah asli dan salinan instruksi yang ditandatangani sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) harus disimpan sebagai pertinggal di Unit Pengolah.

Pasal 10

(1) Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf c merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan mengenai hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. (2) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Menteri. (3) Penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan tinggi madya sesuai kewenangannya dan substansi surat edaran. (4) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) didistribusikan dan diikuti dengan tindakan pengendalian.

Pasal 11

Naskah asli dan salinan surat edaran yang ditandatangani sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) harus disimpan sebagai pertinggal di Unit Pengolah.

Pasal 12

(1) Standar operasional prosedur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf d merupakan Naskah Dinas yang memuat serangkaian petunjuk mengenai cara dan urutan kegiatan tertentu. (2) Standar operasional prosedur sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertujuan untuk: a. menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat penyampaian petunjuk; b. memudahkan pekerjaan; c. memperlancar dan menyeragamkan pelaksanaan kegiatan; dan d. meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf dan unsur pelaksana. (3) Standar operasional prosedur sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pejabat sesuai dengan kewenangannya. (4) Susunan dan bentuk standar operasional prosedur sebagaimana dimaksud pada ayat (3) di lingkungan Kementerian disusun sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 13

Naskah asli standar operasional prosedur yang ditandatangani sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (3) harus disimpan sebagai pertinggal di Unit Pengolah.

Pasal 14

(1) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) huruf b disusun dalam bentuk keputusan. (2) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan ketetapan tertulis yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang dalam penyelenggaraan pemerintahan. (3) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan oleh Menteri. (4) Pejabat pimpinan tinggi madya dan pejabat lain dapat MENETAPKAN keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) setelah mendapatkan pendelegasian wewenang dari Menteri.

Pasal 15

(1) Pengabsahan dilakukan terhadap keputusan yang diciptakan. (2) Pengabsahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan pernyataan bahwa suatu keputusan telah dicatat, diteliti, dan dapat diumumkan dan didistribusikan oleh pejabat yang berwenang di bidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk. (3) Pengabsahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dicantumkan di sebelah kiri bawah yang terdiri atas: a. frasa salinan sesuai dengan aslinya; b. nomenklatur Kementerian; c. nama jabatan; d. tanda tangan pejabat penanda tangan; dan e. cap dinas Kementerian.

Pasal 16

(1) Keputusan yang telah ditetapkan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (3) didistribusikan dengan tindakan pengendalian menggunakan buku ekspedisi. (2) Salinan dan petikan keputusan yang telah ditetapkan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) didistribusikan oleh Unit Pengolah kepada pihak yang berkepentingan.

Pasal 17

Naskah asli keputusan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 yang ditandatangani disimpan sebagai Arsip pada: a. Unit Kerja yang mempunyai fungsi kepegawaian untuk keputusan bidang kepegawaian; dan b. Unit Kerja yang mempunyai fungsi hukum untuk keputusan selain bidang kepegawaian.

BAB 3

Naskah Dinas Penetapan

Pasal 14

Koreksi

(1) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) huruf b disusun dalam bentuk keputusan. (2) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan ketetapan tertulis yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang dalam penyelenggaraan pemerintahan. (3) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan oleh Menteri. (4) Pejabat pimpinan tinggi madya dan pejabat lain dapat MENETAPKAN keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) setelah mendapatkan pendelegasian wewenang dari Menteri.

Pasal 15

(1) Pengabsahan dilakukan terhadap keputusan yang diciptakan. (2) Pengabsahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan pernyataan bahwa suatu keputusan telah dicatat, diteliti, dan dapat diumumkan dan didistribusikan oleh pejabat yang berwenang di bidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk. (3) Pengabsahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dicantumkan di sebelah kiri bawah yang terdiri atas: a. frasa salinan sesuai dengan aslinya; b. nomenklatur Kementerian; c. nama jabatan; d. tanda tangan pejabat penanda tangan; dan e. cap dinas Kementerian.

Pasal 16

(1) Keputusan yang telah ditetapkan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (3) didistribusikan dengan tindakan pengendalian menggunakan buku ekspedisi. (2) Salinan dan petikan keputusan yang telah ditetapkan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) didistribusikan oleh Unit Pengolah kepada pihak yang berkepentingan.

Pasal 17

Naskah asli keputusan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 yang ditandatangani disimpan sebagai Arsip pada: a. Unit Kerja yang mempunyai fungsi kepegawaian untuk keputusan bidang kepegawaian; dan b. Unit Kerja yang mempunyai fungsi hukum untuk keputusan selain bidang kepegawaian.

Pasal 18

Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) huruf c disusun dalam bentuk: a. surat perintah; dan b. surat tugas.

Pasal 19

(1) Surat perintah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf a merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah diluar tugas dan fungsi untuk melaksanakan pekerjaan tertentu dalam jangka waktu tertentu dan bersifat mendesak di lingkungan Kementerian. (2) Surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat oleh pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, fungsi, wewenang, dan tanggungjawabnya yang ditujukan kepada pejabat di bawahnya atau pejabat lain yang diperintahkan.

Pasal 20

(1) Surat perintah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 disampaikan pada pihak yang mendapat perintah. (2) Tembusan surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada Unit Kerja terkait. (3) Pendistribusian surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) di lingkungan Kementerian diikuti dengan tindakan pengendalian menggunakan buku ekspedisi.

Pasal 21

(1) Surat tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya di lingkungan Kementerian. (2) Surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat oleh atasan atau pejabat lain yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, fungsi, wewenang, dan tanggungjawabnya kepada bawahan atau pejabat lain yang diberi tugas dan memuat apa yang harus dilakukan.

Pasal 22

(1) Surat tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 disampaikan pada pihak yang mendapat penugasan. (2) Tembusan surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada Unit Kerja terkait. (3) Pendistribusian surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) di lingkungan Kementerian diikuti dengan tindakan pengendalian menggunakan buku ekspedisi.

BAB 1

Umum

Pasal 23

Koreksi

(1) Naskah Dinas korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b merupakan Naskah Dinas pelaksanaan tugas seorang pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain. (2) Naskah Dinas korespondensi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. Naskah Dinas korespondensi internal; dan b. Naskah Dinas korespondensi eksternal.

Pasal 24

Koreksi

Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 ayat (2) huruf a terdiri atas: a. nota dinas; b. disposisi; c. surat undangan internal; dan d. memorandum.

Pasal 25

(1) Nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf a berlaku di lingkungan Kementerian. (2) Nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Pasal 26

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf b merupakan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut atau tanggapan terhadap surat masuk, ditulis secara jelas pada lembar disposisi. (2) Lembar disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dengan Naskah Dinas.

Pasal 27

(1) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf c merupakan surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai di lingkungan Kementerian untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu. (2) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya.

Pasal 28

(1) Memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf d merupakan Naskah Dinas korespondensi internal yang dibuat oleh Pejabat yang berwenang kepada pejabat di bawahnya untuk menyampaikan informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran atau pendapat kedinasan. (2) Memorandum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada pejabat dibawah kewenangannya dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di lingkungan Kementerian. (3) Memorandum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

BAB 2

Naskah Dinas Korespondensi Internal

Pasal 24

Koreksi

Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 ayat (2) huruf a terdiri atas: a. nota dinas; b. disposisi; c. surat undangan internal; dan d. memorandum.

Pasal 25

Koreksi

(1) Nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf a berlaku di lingkungan Kementerian. (2) Nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Pasal 26

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf b merupakan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut atau tanggapan terhadap surat masuk, ditulis secara jelas pada lembar disposisi. (2) Lembar disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dengan Naskah Dinas.

Pasal 27

(1) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf c merupakan surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai di lingkungan Kementerian untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu. (2) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya.

Pasal 28

(1) Memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf d merupakan Naskah Dinas korespondensi internal yang dibuat oleh Pejabat yang berwenang kepada pejabat di bawahnya untuk menyampaikan informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran atau pendapat kedinasan. (2) Memorandum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada pejabat dibawah kewenangannya dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di lingkungan Kementerian. (3) Memorandum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Pasal 29

Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 ayat (2) huruf b terdiri atas: a. surat dinas; dan b. surat undangan eksternal.

Pasal 30

(1) Surat dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf a merupakan pelaksanaan tugas seorang pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain di luar Kementerian. (2) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya. (3) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat, tepat waktu, lengkap, dan aman. (4) Pendistribusian surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (3) diikuti dengan tindakan pengendalian buku ekspedisi.

Peraturan Menteri Nomor 3 Tahun 2024 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Transmigrasi

BAB I

Pasal 1

BAB I

Pasal 1

Pasal 2

Pasal 3

BAB II

Pasal 4

BAB Kesatu

Pasal 4

BAB Kedua

Pasal 5

BAB 1

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

Pasal 11

Pasal 12

Pasal 13

BAB 2

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

Pasal 11

Pasal 12

Pasal 13

Pasal 14

Pasal 15

Pasal 16

Pasal 17

BAB 3

Pasal 14

Pasal 15

Pasal 16

Pasal 17

Pasal 18

Pasal 19

Pasal 20

Pasal 21

Pasal 22

BAB 4

Pasal 18

Pasal 19

Pasal 20

Pasal 21

Pasal 22

BAB Ketiga

Pasal 23

BAB 1

Pasal 23

Pasal 24

Pasal 25

Pasal 26

Pasal 27

Pasal 28

BAB 2

Pasal 24

Pasal 25

Pasal 26

Pasal 27

Pasal 28

Pasal 29

Pasal 30

BAB 3

Pasal 29

Pasal 30

BAB Keempat

BAB 1

BAB 2

BAB 3

BAB 4

BAB 5

BAB 6

BAB 7