Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang DOKUMEN PERUSAHAAN

(1) Setiap perusahaan wajib membuat catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 sesuai dengan kebutuhan perusahaan. (2) Catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dibuat dengan menggunakan huruf Latin, angka Arab, satuan mata uang Rupiah, dan disusun dalam bahasa INDONESIA. (3) Dalam hal ada izin dari Menteri Keuangan, catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dapat disusun dalam bahasa asing.

(1) Catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi, wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan. (2) Dalam hal peraturan perundang-undangan yang berkaitan langsung dengan kegiatan perusahaan di bidang menentukan lain, maka catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dibuat paling lambat 6 (enam) bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Pasal 10…

(1) Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9, wajib dibuat di atas kertas. (2) Catatan yang berbentuk rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha atau perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, dibuat di atas kertas atau dalam sarana lainnya.

(1) Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, bukti pembukuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, dan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf a, wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. (2) Data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf b, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. (3) Dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, jangka waktu penyimpanannya ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen tersebut. (4) Jangka waktu sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat (3), disusun oleh perusahaan yang bersangkutan dalam suatu jadwal retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan. (5) Kewajiban penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), ayat (2) dan ayat (3) tidak menghilangkan fungsi dokumen yang bersangkutan sebagai alat bukti sesuai dengan kebutuhan sebagaimana ditentukan dalam ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, atau untuk kepentingan hukum lainnya. BAB III…

(1) Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya. (2) Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan. (3) Dalam mengalihkan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu tetap disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional. (4) Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih kepentingan hukum tertentu, pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut.

Setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) wajib dilegalisasi.

(1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara. (2) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat: a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya legalisasi; b. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan aslinya; dan c. tandatangan... c. tandatangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.

(1) Dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) dan atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah. (2) Apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu dapat dilakukan legalisasi terhadap hasil cetak dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya.

Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan legalisasi diatur dengan PERATURAN PEMERINTAH.

Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahan ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan tersebut dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.

(1) Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. (2) Penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat: a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya penyerahan; b. keterangan tentang pelaksanaan penyerahan; dan c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan. (3) Pada... (3) Pada berita acara penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan diserahkan.

(1) Pemusnahan catatan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. (2) Pemusnahan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (2) dan dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (3) dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi. (3) Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk, bertanggung jawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal: a. pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1); atau b. pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak, dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.

Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya, dapat segera dilakukan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan, berdasarkan ketentuan Pasal 12 ayat (3) dan ayat (4).

(1) Pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 dan Pasal 20, dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat: a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya pemusnahan; b. keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan; dan c. tanda... c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan. (2) Pada berita acara pemusnahan yang dimaksud dalam ayat (1) dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan dimusnahkan.

Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan diatur dengan PERATURAN PEMERINTAH.

Buku, surat, catatan dan neraca yang berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab UNDANG-UNDANG Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23) wajib disimpan selama 30 (tiga puluh) tahun, dan pada saat berlakunya UNDANG-UNDANG ini telah disimpan selama 10 (sepuluh) tahun atau lebih, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam UNDANG-UNDANG ini.

Salinan surat dan telegram yang berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab UNDANG-UNDANG Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23) wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun, dan pada saat berlakunya UNDANG-UNDANG ini masa simpanan yang belum mencapai 10 (sepuluh) tahun pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam UNDANG-UNDANG ini.

Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan pertimbangan kepada Ketua Badan Pemeriksa Keuangan, dan dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya UNDANG-UNDANG ini pertimbangan tersebut belum diberikan, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam UNDANG-UNDANG ini. Pasal 26…

Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan persetujuan kepada Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA dan dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya UNDANG-UNDANG ini persetujuan tersebut belum diberikan, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam UNDANG-UNDANG ini.

Dokumen perusahaan yang jadwal retensinya sedang dimintakan persetujuan kepada Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA, dan dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya UNDANG-UNDANG ini persetujuan tersebut belum diberikan, jadwal retensi dan pemusnahannya ditetapkan berdasarkan ketentuan dalam UNDANG-UNDANG ini.

Ketentuan dalam UNDANG-UNDANG ini berlaku juga terhadap: 1. Kantor perwakilan, kantor cabang, agen perusahaan INDONESIA atau yang disamakan dengan itu, yang mempunyai kegiatan usaha di luar wilayah Negara Republik INDONESIA, dengan tetap memperhatikan ketentuan yang berlaku di negara setempat; 2. Kantor perwakilan, kantor cabang agen perusahaan asing atau yang disamakan dengan itu, yang mempunyai kegiatan usaha di wilayah Negara Republik INDONESIA; dan 3. Badan atau lembaga yang tidak termasuk dalam pengertian perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal I angka 1, yang dalam kegiatan dan atau tugasnya memiliki dan menghasilkan dokumen sebagaimana layaknya perusahaan. Pasal 29…

Semua ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan pelaksanaan Pasal 6 Kitab UNDANG-UNDANG Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23) tetap berlaku sepanjang belum diganti atau tidak bertentangan dengan UNDANG-UNDANG ini.

Pada saat UNDANG-UNDANG ini mulai berlaku: 1. Pasal 6 Kitab UNDANG-UNDANG Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23); dan 2. Semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan dokumen perusahaan dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan penyimpanan, pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip yang bertentangan dengan UNDANG-UNDANG ini, dinyatakan tidak berlaku lagi.

UNDANG-UNDANG ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar... Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan UNDANG-UNDANG ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik INDONESIA. Disahkan di Jakarta pada tanggal 24 Maret 1997 PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA, ttd. SOEHARTO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 24 Maret 1997 MENTERI NEGARA SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA, ttd. MOERDIONO LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 1997 NOMOR 18